Konsumerisasi TI secara bersamaan membawa dua kekuatan yang sangat kuat: mobilitas dan cloud. Para pengguna saat ini menginginkan cara yang mudah dan aman untuk berbagi informasi dengan kolega, mitra bisnis dan pelanggan.
Jika TI memenuhi harapan para penggunanya dan penggunanya mendapatkan peningkatan produktivitas yang dijanjikan oleh mobilitas, mereka pasti beralih dari praktik penyimpanan tradisional dan mengadopsi lebih banyak pendekatan yang berpusat ke pengguna atau user-centric approach.
Hal ini berarti memungkinkan para pengguna dengan pengalaman yang sama mengakses dan berbagi informasi yang mereka dapatkan dari perangkat mobile dan cloud konsumer yang melengkapinya.
“Ini bukan perkara yang mudah untuk saat ini karena hal yang umum di sebagian besar organisasi ada lebih banyak data mereka di perangkat mobile dibandingkan di pusat data,” tulis Mark Bentkower, Director of Systems Engineering ASEAN Commvault, Selasa (20/10/2015).
Ada juga tekanan untuk memperketat keamanan dan tata kelola data mobile, dan pada saat yang sama pengguna menginginkan lebih banyak akses dibuat jadi lebih mudah. Namun seperti dikatakan Bentkower, pertanyaan yang sulit tidak selalu membutuhkan jawaban yang sulit.
Sayangnya, dukungan TI untuk informasi tentang perangkat mobile biasanya hanya sampai ke backup dasar untuk laptop, dengan sedikit atau tidak ada penyediaan untuk smartphone dan tablet.
Jadi bagaimana cara organisasi memberikan strategi manajemen data yang bisa menyeimbangkan harapan pengguna dengan kebutuhan tata kelola TI dalam lanskap mobilitas?
“Jawabannya adalah dengan mendefinisikan kembali manajemen/pengelolaan data dan menjadikan mobilitas data sebagi prioritas. Dan untuk melakukannya, mereka perlu bertanya (dan menjawab) sejumlah pertanyaan,” tulis Bentkower.
- Informasi apa yang ada pada perangkat mobile?
- Sepenting apakah informasi tersebut?
- Di mana informasi tersebut disimpan?
- Bagaimana informasi itu digunakan?
- Risiko apa saja yang berhubungan dengan informasi tersebut?
Hal yang luar biasa bahwa CIO dan manajer TI sering merasa perlu untuk menghindari pertanyaan-pertanyaan tersebut karena tantangan yang sering mereka hadapi untuk mengatasinya.
Mereka juga berada di bawah tekanan yang signifikan dari pengguna akhir untuk menyediakan akses ke platform kolaboratif sederhana, yang jika tidak didukung oleh TI, dan malah dikelilingi oleh birokrasi dan tata kelola, bisa menyulut protes di dalam organisasi tersebut. “Tidak harusnya seperti ini,” kata Bentkower.
Dalam kenyataanya, para pelaku bisnis tidak perlu melanggar privasi stafnya untuk mendapatkan cara manajemen data yang lebih efektif. Faktanya adalah mereka bisa menyediakan kontrol yang dibutuhkan untuk meningkatkan keamanan, risiko dan produktivitas tanpa perlu membatasi karyawannya.
Keseimbangan
Hal yang mungkin bagi organisasi untuk meringankan semua tantangan ini dan menyediakan alat produktivitas yang diinginkan pengguna.
Ketersediaan luas jaringan yang cepat dan teknologi deduplikasi modern berarti bahwa pengumpulan data dari laptop pengguna bukan lagi suatu hambatan atau menjadi tantangan penyimpanan seperti yang terjadi sebelumnya.
“Dan setelah kembali ke pusat data, Anda bisa mulai mengelola informasi dengan cara yang menyeimbangkan kebutuhan dan prioritas setiap orang,” ujarnya.
Setelah informasi pengguna masuk di bawah tata kelola dan perlindungan TI, perusahaan kemudian dapat menyediakan fitur in-house sync and share yang aman, menjaga file tersinkronkan dan bisa diakses pada semua perangkat mobile, sehingga karyawan dapat memiliki apa yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya.
Berbagi file di dalam dan di luar organisasi jadi mudah bagi penggunanya apapun perangkat yang mereka gunakan dan hal itu dapat dikelola dengan akses yang dikontrol dengan baik dan aman.
Pengumpulan data secara teratur dari perangkat pengguna secara efektif bisa menjadi backup, menjaganya tetap produktif bahkan jika hal terburuk terjadi, semuanya dilengkapi dengan fitur keamanan penghapusan jarak jauh untuk perangkat yang hilang atau dicuri.
Transparansi
Kemudian ada masalah tata kelola jika data pada perangkat mobile mempengaruhi status ketaatan/compliance perusahaan. Karena tenaga kerja mobile terus berkembang dan semakin banyak informasi yang dihasilkan di luar pusat data, membawa data endpoint ke dalam data set yang bisa dicari untuk alasan-alasan tata kelola, compliance atau legal bisa menjadi penting.
Hal ini meningkatkan kekhawatiran mengenai privasi untuk beberapa orang. Organisasi perlu benar-benar transparan tentang apa yang dikumpulkan dan bagaimana itu digunakan, dengan anggaran dasar mengenai privasi yang dibuat untuk karyawan.
“Kabar baiknya adalah bahwa hal ini tidak sesulit kelihatannya dan dengan teknologi yang tepat, kegiatan perusahaan dapat diaudit untuk transparansi,” kata Bentkower.
Bagi organisasi dan pengguna mungkin nampak tidak jelas bahwa mobilitas dapat memunculkan risiko yang signifikan untuk praktik-praktik manajemen data mereka yang telah ditetapkan.
Tetapi jika para pelaku bisnis ingin memastikan mereka siap untuk berkembang dalam lanskap yang banyak berubah yang disebabkan oleh gabungan fungsi-fungsi mobilitas dan cloud, mereka perlu mencari solusi yang memungkinkan mereka untuk mengakses, melindungi dan berbagi informasi di manapun informasi tersebut berada.
“Mungkin tidak sesulit seperti Anda bayangkan tetapi hal tersebut tentunya lebih mendesak dari yang Anda bayangkan,” pungkasnya.
Sumber: detik.com
