Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) mencatat, pada tahun 2013 banjir melanda 720 RT, 73 kelurahan, dan 31 kecamatan dari total 44 kecamatan di DKI Jakarta. Kerugian ditaksir mencapai Rp 20 triliun. Hingga 21 Januari 2013, tercatat sebanyak 20 orang meninggal dunia dan 33.500 orang mengungsi setelah Jakarta diterjang banjir sejak Selasa 15 Januari 2013.
Bagaimana dengan nasib perusahaan-perusahaan yang ikut terkena dampak banjir tersebut? Misalnya seperti ruang kerja ikut terendam sehingga tidak bisa beroperasi seperti biasanya, gangguan akses ke kantor dan para karyawan yang terjebak banjir. Apakah perusahaan anda sudah memilki alternatif lain untuk bekerja? Apakah karyawan anda dapat bekerja dari rumah? Apa dampak yang ditimbulkan akibat banjir di perusahaan anda? Apakah banjir menyebabkan layanan perusahaan anda harus terhenti? Hal tersebut pasti menimbulkan kerugian untuk perusahaan baik dari segi materi maupun non material, untuk meminimalisasi risiko tersebut, diperlukan memiliki Business Continuity Management (BCM) yaitu proses manajemen terpadu dan menyeluruh untuk menjamin kegiatan operasional tetap dapat berfungsi walaupun terdapat gangguan/bencana guna melindungi kepentingan para stakeholder. BCM merupakan bagian yang terintegrasi dengan kebijakan manajemen risiko secara keseluruhan.
BCM yang efektif perlu didukung dengan hal-hal sebagai berikut:
- Adanya pengawasan aktif manajemen;
- Melalui Business Impact Analysis dan Risk Assessment;
- Penyusunan Business Continuity Plan yang memadai;
- Dilakukannya pengujian terhadap BCP; dan
- Dilakukan pemeriksaan oleh Auditor Intern.
Business continuity plan (BCP) adalah merupakan suatu dokumen tertulis yang memuat rangkaian kegiatan yang terencana dan terkoordinir mengenai langkah-langkah pengurangan risiko, penanganan dampak gangguan/bencana dan proses pemulihan agar kegiatan operasional tetap dapat berjalan.
Potensi gangguan yang mungkin dapat dialami oleh sebuah bisnis selain banjir di antaranya adalah:
- Bencana alam gempa bumi dan kebakaran
- Kecelakaan
- Sabotase
- Kehilangan energi
- Kegagalan dalam komunikasi, transportasi, keselamatan dan sektor jasa lain
- Bencana lingkungan seperti polusi dan tumpahan material berbahaya
- Serangan cyber dan aktivitas hacker
BCP membantu sebuah organisasi atau bisnis untuk menghadapi potensi bencana dan gangguan seperti yang telah disebutkan di atas.
Bagaimana cara menyusun BCP ?
Buat Rencana Bisnis Continuity
Jika organisasi Anda tidak memiliki rencana BC di tempat, mulai dengan menilai proses bisnis anda. Tentukan daerah mana yang rawan, dan wilayah yang berpotensi mengalami kerugian jika proses tersebut terhenti beberapa hari atau minggu. Ini pada dasarnya adalah (BIA) atau analisa dampak bisnis.
Ada enam langkah umum yang terlibat dalam cara membuat rencana business continuity plan yang efektif:
- Mengidentifikasi ruang lingkup rencana.
- Mengidentifikasi area bisnis utama.
- Mengidentifikasi fungsi penting.
- Mengidentifikasi dependensi antara berbagai bidang bisnis dan fungsi.
- Tentukan jumlah downtime yang dapat diterima untuk setiap fungsi kritis.
- Buat rencana untuk mempertahankan operasi.
Ketika membuat rencana, pertimbangkan wawancara dengan para personil kunci dalam organisasi yang pernah mengalami keberhasilan dalam mengatasi keadaan bencana. Orang biasanya ingin berbagi “cerita perang” dan langkah-langkah serta teknik (atau ide-ide cerdas) yang menyelamatkan. Wawasan mereka bisa membuktikan dan sangat berharga dalam membantu untuk menyusun rencana kesinambungan bisnis yang kuat.
Uji Rencana Business Continuity
Anda harus menguji rencana tersebut dengan ketat. Agar dapat mengetahui apakah BCP tersebut sudah lengkap dan akan dapat memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Banyak organisasi menguji rencana kesinambungan bisnis dua sampai empat kali dalam setahun. Jadwal tergantung pada jenis organisasi, jumlah pergantian personil kunci dan jumlah proses bisnis serta perubahan TI yang terjadi sejak terakhir pengujian dilakukan.
Simulasi pengujian bencana harus dilakukan setiap tahun. Tes ini membuat lingkungan yang mensimulasikan bencana yang sebenarnya, dengan semua peralatan, perlengkapan, dan personel (termasuk mitra bisnis dan vendor) yang akan dibutuhkan. Tujuan dari simulasi adalah untuk menentukan apakah anda dapat menjalankan fungsi bisnis penting selama bencana
Review dan Perbarui Business Continuity Plan
Banyak usaha yang dilakukan dalam membuat pengujian awal BCP. Setelah pekerjaan itu selesai, beberapa organisasi membiarkan rencana tersebut dan merasa aman terhadap bencana. Ini sangat umum, karena mereka memiliki tugas yang lebih penting untuk diperhatikan. Ketika ini terjadi, rencana tersebut menjadi basi dan tidak ada gunanya bila diperlukan.
Teknologi berkembang, karyawan datang dan pergi, sehingga rencana tersebut perlu diperbaharui secara terus menerus. Setidaknya, libatkan personil kunci setiap tahun untuk meninjau rencana dan mendiskusikan setiap daerah yang harus diubah.
Sebelum review, kumpulkan umpan balik dari setiap staf untuk dimasukkan ke dalam rencana. Minta semua departemen atau unit bisnis untuk meninjau rencana, termasuk lokasi cabang atau unit terpencil lainnya. Jika Anda sudah terlanjur mengalami situasi bencana dan harus menempatkan rencana ke dalam tindakan, pastikan untuk memasukkan pengalaman tersebut untuk pertimbangan di masa depan. Banyak organisasi melakukan tinjauan di tandem dengan latihan table-top atau menjalankan proses mitigasi secara terstruktur.
