Bagi kita yang telah bekerja di industri IT, tentu kita juga menyadari citra departemen IT di kebanyakan perusahaan. Sombong, kasar, obstruktif, ini adalah hanya beberapa kata yang biasanya dikaitkan dengan IT. Stereotip-stereotip yang seperti ini dapat membatasi efektivitas dan membuat sulit bagi departemen TI Anda untuk melakukan tugasnya. Meningkatkan citra departemen TI perusahaan adalah sesuatu yang tidak hanya bermanfaat bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan secara keseluruhan.
Tunjukkan bahwa Anda adalah manusia
Kesalahan paling umum yang dibuat oleh departemen TI adalah bahwa mereka lupa bahwa mayoritas pekerjaan mereka adalah berbasis layanan pelanggan. Ini berarti bahwa ada banyak interaksi manusia yang dibutuhkan dan Anda harus belajar untuk berurusan dengan orang lain.
Terlalu sering, karena sebagian besar masalah IT dapat diselesaikan jarak jauh, anggota departemen TI akan menghabiskan hampir seluruh waktu mereka di kantor masing-masing. Hal ini penting untuk terlibat di kantor dan tidak bersembunyi di departemen IT.
Sering keluar dari departemen TI akan memberikan Anda kesempatan untuk bertemu dengan pengguna dan membangun hubungan dengan mereka. Hal ini juga memberi mereka kesempatan untuk menempatkan wajah dan nama ke departemen TI yang jauh lebih sulit untuk menempatkan konotasi negatif. Ini mungkin ide yang baik untuk sesekali pergi tatap-muka membantu para pengguna meskipun saat sedang tidak diperlukan karena ini akan membantu mereka memahami saat memperbaiki masalah IT. Hal ini akan membantu pengguna mengingat bahwa departemen TI terdiri dari manusia dan bukan sekelompok robot yang ajaib yang dapat menyelesaikan semua masalah mereka secara cepat.
Membangun hubungan yang baik dengan pengguna akan membuat segalanya lebih mudah bagi semua orang. Anda tidak akan terlalu frustrasi dengan permintaan mereka dan mereka juga akan lebih sabar dan menghargai usaha Anda untuk menemukan solusi bagi mereka.
Berkomunikasi dan mendidik
Menjaga komunikasi dengan pengguna serta terus mendidik mereka akan meningkatkan citra dan efisiensi departemen TI Anda.
Komunikasi adalah sesuatu yang penting di seluruh perusahaan, demikian pula komunikasi antara pengguna dan departemen IT adalah salah satu contoh komunikasi yang sangat penting. Dengan menjaga jalur komunikasi yang terbuka dengan pengguna dapat menunjukkan bahwa departemen IT dapat diakses dan mudah untuk dihubungi. Hal ini akan meningkatkan image IT Department di dalam perusahaan serta meningkatkan efisiensi karena pengguna akan lebih nyaman datang lebih awal kepada Anda untuk menyelesaikan masalah, daripada menunggu sampai masalah berkembang menjadi besar.
Pendidikan adalah juga penting di dalam meningkatkan citra IT Departemen. Menginformasikan pengguna tentang solusi TI dasar dapat menguntungkan kedua belah pihak dan dapat dilakukan dalam beberapa cara. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan mengadakan pertemuan atau workshop dengan karyawan dari setiap departemen di mana Anda dapat bekerja langsung dengan pengguna untuk membantu mereka lebih memahami proses TI.
Games / kompetisi dapat dimasukkan ke dalam lokakarya tersebut dan bisa diberikan hadiah untuk menambahkan beberapa kegembiraan. Menyediakan mereka yang hadir kesempatan untuk memenangkan hadiah undian juga bisa digunakan sebagai insentif. Cara lain untuk menjaga agar para pengguna selalu diberi informasi adalah dengan memasukkan kolom TI bulanan dalam buletin perusahaan yang menawarkan tips dan saran untuk masalah dasar TI. Hal ini akan meningkatkan citra departemen karena para pengguna akan melihat Anda sebagai orang yang benar-benar membantu dan juga bisa menghemat waktu karena pengguna mungkin dapat memperbaiki masalah mereka sendiri daripada harus menghubungi TI.
Berkepribadian dan hindari jargon
Akhirnya, hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan citra departemen TI Anda adalah hanya dengan berkepribadian. Jika Anda ramah dan sabar dengan pengguna, maka mereka akan memberikan sikap yang sama. Di sini berlaku “Aturan emas” dan penting untuk diingat bahwa jika Anda kasar dan pendek dengan pengguna mereka tidak mungkin akan mendengarkan saran Anda sehingga malah dapat menyebabkan Anda frustrasi dalam memperbaiki masalah yang sama dan berulang-ulang.
Juga, ingatkan diri Anda bahwa Anda berinteraksi dengan orang yang tidak tahu banyak tentang teknologi seperti Anda (jika tidak tentu mereka akan berada di departemen TI). Hal ini penting untuk menghindari jargon dan istilah yang bagi mereka yang tidak terbiasa dengan TI mungkin tidak mengerti. Hal ini perlu dilakukan tanpa banyak berbicara ke orang-orang, karena melakukan hal tersebut hanya akan menyebabkan kebencian saja. Ini luar biasa bagaimana dapat menguntungkannya hanya dengan bersikap sopan saja dapat membawa keberhasilan bagi keseluruhan departemen Anda.
Meningkatkan citra departemen TI Anda di dalam perusahaan Anda dapat berkontribusi langsung terhadap departemen yang lebih sukses dan efektif. Sebuah reputasi yang baik untuk departemen Anda akan membuatnya lebih mudah (dan lebih sedikit stress) dalam melakukan pekerjaan Anda. Meskipun ada beberapa pandangan negatif dan stereotip yang terkait dengan TI, adalah hal yang mungkin untuk mengambil langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti menuju penghapusan stereotip ini dan meningkatkan image Anda ke tingkat yang tinggi.
Sumber: teknologiinformasidankomunikasi.com
