Dalam pelaksanaannya, business continuity seringkali tidak dianggarkan secara tegas dalam perusahaan-perusahaan. Kejadian dimana anggaran program ada pada tahun pertama kemudian ditinggalkan pada tahun berikutnya bukan hal baru lagi. Tanpa biaya yang tepat, program yang telah disusun pun tidak akan berjalan optimal. Lalu bagaimana Anda dapat melakukannya?
Jangan berpikir terlalu panjang, mulailah dengan Langkah termudah. Yang harus Anda lakukan pertama kali ialah dengan mengetahui kebutuhan Anda. Namun begitu, beberapa organisasi tidak pernah benar-benar menyelesaikan tahapan ini, karena nampaknya ini adalah hal yang sulit. Anda tidak harus membuatnya dari ketiadaan, sumber daya-sumber daya yang telah Anda miliki merupakan referensi terdekat. Ada pun daftar yang mungkin akan dapat membantu ialah sebagai berikut:
- Audit eksternal dan inernal yang telah dilakukan organisasi Anda
- Semua assessment yang saat ini Anda miliki
- Tentu, dokumen Bisnis Impact Analysis
- Daftar ancaman dan risiko yang telah terjadi pada organisasi Anda
Daftar ini akan memberi acuan pertama yang dapat menunjukkan masalah dan lubang dalam organisai. Maka dari itu, ini merupakan bagian besar yang Anda butuhkan dalam mengurangi risiko dan kepatuhan yang organisasi Anda butuhkan. Dengan daftar ini, Anda dapat menentukan masalah yang ingin anda atasi dan seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk kedepannya.
Berikut merupakan 10 daftar yang biasanya ada dalam anggaran program BCM:
- Business Recovery Sites. External and/or internal alternate business area work sites.
- IT Disaster Recovery Sites. External or internal alternate IT data center.
- Business Recovery Tools/Software. Includes automated planning tools such as BIA, recovery planning, metrics, etc.
- Emergency Communications. Emergency notification systems, 1-800 conference bridge lines, 1-800 employee status lines.
- Business and/or IT disaster recovery focused.
- Data Backup and Recovery. Software, cloud recovery solutions, and/or offsite storage for data.
- Training and Education. Conferences, training, classes, etc.
- Professional Memberships and Certifications. Association of Continuity Professionals (ACP) membership, Certified Business Continuity Planner (CBCP) certification, etc.
- Supplies, food, travel, etc.
- Employee salaries.
Membuat rencana keuangan dengan anggaran yang solid dan terperinci merupakan suatu hal yang harus diperhatikan, namun meminta manajemen untuk meyetujunya merupakan hal lain. Untuk itu, Anda tidak hanya butuh untuk menyampaikan angka nmun juga alas an dan cerita bagaimana Anda sampai dan memubutuhkan budget sejumlah itu. Misalnya, dengan mengatakan bahwa Anda melakukan BIA dan karena ini lah anggaran tersebut dibutuhlan. Atau menjelaskan secara rinici bahwa sejumlah dana dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tertentu yang spesifik dengan sistem Anda.
Jangan pergi ke rapat anggaran dengan tangan kosong. Ambil BIA, audit, atau berita tentang suatu peristiwa yang memengaruhi perusahaan. Miliki bukti dan bukti untuk mendukung permintaan Anda.
Ketika manajemen bertanya mengapa Anda ingin membelanjakan sejumlah anggaran untuk konsultan atau tools-tools baru, jelaskan alasannya. Identifikasi masalah yang Anda khawatirkan dan tunjukkan bagaimana solusi yang ingin Anda danai akan membuat segalanya lebih baik. Singkatnya, buat kasus untuk anggaran kelangsungan bisnis Anda dengan informasi pembuktian yang substantif.
Berikut beberapa tip lagi yang dapat membantu Anda mendapatkan dukungan manajemen dalam menentukan anggaran:
- Anggarkanlah biaya sedkit lebih banyak, tidak ada salahnya, karena kemungkinan jumlah yang direalisasikan akan berkurang.
- Jangan takut untuk meminta apa yang Anda butuhkan.
- Semakin yakin Anda dengan proyeksi anggaran Anda, semakin yakin Anda bisa melobi manajemen. Semua kembali pada refleksi yang cermat dan teliti dalam pengembangan anggaran awal Anda.
Yang perlu digarisbawahi terlebih dahulu terkait anggar ini ialah bahwa memiliki banyak anggaran dana, tidak berarti Anda akan sukses, maka perlu jeli membuat rencana keuangan, sebab melalui perencanan yang matang akan meminimalisir kegagalan. Menghabiskan uang dalam jumlah besar pada inisiatif yang tidak berdapak adalah hal mudah. Sementara, mampu meminimalkan risiko dengan anggaran terbatas akan membawa kepuasan. Manfaatkan sumber daya yang tersedia dengan hasil yang dapat mengurangi risiko dan sehingga organisasi memperoleh laba atas investasinya yang dibuat.
Karena pada akhirnya, Anda ingin dapat menunjukkan bahwa, berapapun anggarannya, Anda telah menghasilkan peningkatan.
Baca Juga :
