Tata kelola TI adalah suatu permasalahan yang sering terekskalasi pada perusahan yang sedang berusaha menerapkan IT untuk memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
Seringkali manajer telah melakukan berbagai upaya untuk meningkatkan pemahaman tentang bagaimana TI beroperasi, dan yang lebih penting, bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan bisnis dan memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Dalam melaksanakannya, ada beberapa pertanyaan yang dapat diajukan Manajer TI untuk menilai kemampuan diri sendiri dengan mengajukan pertanyaan berikut:
- Apakah Anda dapat mendukung perusahaan dalam memperoleh tujuannya?
- Apakah Anda mampu mengikuti lingkungan pasar yang terus berubah?
- Apakah Anda mengetahui tren terkini dan penawaran teknologi yang terbaru dan terhebat di pasar?
- Apakah Anda cukup fleksibel untuk memahami dan memimpin perubahan proses bisnis sesuai kebutuhan?
- Apakah Anda mampu membantu mengelola risiko perusahaan secara bijaksana?
Manajemen / Teknologi Informasi (TI)
Teknologi informasi (TI) menawarkan banyak peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan atau mengubah produk, layanan, pasar, proses kerja, dan hubungan bisnis. Namun, hal-hal itu, membutuhkan upaya yang diatur dengan cermat antara teknologi perusahaan dan spesialis bisnis. Sering terjadi di mana perusahaan memanfaatkan TI dan berdampak terhadap kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan panduan cermat kebijakan dan prosedur tata kelola TI yang telah dipikirkan dengan matang. Yang menarik, Meta Group baru-baru ini melaporkan bahwa lebih dari 80 % perusahaan Global 2000 tidak memiliki komite tata kelola formal. Firma analis juga memperkirakan bahwa 50 persen perusahaan akan berusaha untuk meningkatkan kebijakan tata kelola TI mereka tahun ini. Menurut Meta Group, perusahaan yang memiliki kebijakan tata kelola TI yang lebih baik dari rata-rata dapat merealisasikan setidaknya 20% pengembalian aset yang lebih tinggi daripada organisasi dengan tata kelola yang lebih lemah.
Apa itu Tata Kelola TI?
Tata kelola TI didefinisikan sebagai ” the decision rights and accountability framework for encouraging desireable behavior in the use of IT” (kerangka kerja hak pengambilan keputusan dan akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam penggunaan TI). Tata kelola TI dipandang sebagai kerangka kerja yang memastikan bahwa keputusan teknologi informasi mempertimbangkan tujuan dan sasaran bisnis. Mirip dengan cara di mana tata kelola perusahaan membantu perusahaan dalam memastikan bahwa keputusan kunci sejalan dengan visi, nilai-nilai dan strategi perusahaan, tata kelola TI memastikan bahwa keputusan terkait TI sesuai dengan tujuan perusahaan.
Tata kelola TI terutama didorong oleh kebutuhan akan transparansi risiko perusahaan dan perlindungan nilai pemegang saham. Tujuan keseluruhan dari tata kelola TI adalah untuk memahami masalah dan kepentingan strategis TI, sehingga perusahaan dapat mempertahankan operasinya dan menerapkan strategi agar perusahaan bersaing lebih baik sekarang dan di masa depan. Oleh karena itu, tata kelola TI bertujuan untuk memastikan bahwa harapan pada TI terpenuhi dan bahwa risiko bisa dikurangi. Tata kelola TI ada di dalam perusahaan untuk memandu inisiatif TI dan untuk memastikan bahwa kinerja TI memenuhi tujuan perusahaan berikut:
- Penyelarasan TI untuk mendukung operasi bisnis dan mempertahankan keunggulan;
- Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab;
- Identifikasi dan manajemen risiko terkait IT yang tepat;
- Fasilitasi bantuan TI dalam mengeksplorasi peluang dan memaksimalkan manfaat.
Komite atau kebijakan tata kelola TI yang terstruktur bersama dengan manajer perusahaan harus bergabung dan bekerjasama untuk memastikan bahwa TI disinkronkan dengan bisnis dan memberikan nilai kepada perusahaan. Tata kelola TI juga membantu perusahaan dalam melembagakan proses persetujuan proyek formal dan rencana manajemen kinerja.
Perusahaan biasanya membuat lima jenis keputusan TI:
- Keputusan prinsip TI yang menentukan peran TI dalam perusahaan.
- Keputusan arsitektur TI terkait pilihan dan arahan teknis.
- Keputusan infrastruktur TI terkait pengiriman layanan TI bersama.
- Keputusan persyaratan aplikasi bisnis untuk setiap proyek.
- Investasi TI dan keputusan prioritas.
Untuk berhasil membuat lima jenis keputusan ini, perusahaan harus mengembangkan dan menerapkan mekanisme tata kelola TI. Ada tiga kategori umum mekanisme dan teknik tata kelola TI, yang meliputi 1) pengambilan keputusan, 2) penugasan proses, dan 3) pendekatan komunikasi. Sebuah studi baru-baru ini bertanya kepada 250+ Chief Information Officer (CIOs) bagaimana tata kelola TI diberlakukan dalam organisasi mereka. Dengan menggunakan tiga kategori umum mekanisme tata kelola, tabel di bawah ini merangkum teknik yang digunakan oleh perusahaan:
GOVERNANCE MECHANISM
- Decision-Making Structures
- Business/IT relationship managers
- IT Leadership committee composed of IT executives
- IT council composed of business and IT executives
- Executives of senior management committee
- Process teams with IT members
- Architecture committee
- Capital approval committee
ALIGNMENT PROCESS
- Tracking of IT projects and resources consumed
- Service-level agreements
- Formal tracking of business value of IT
- Chargeback arrangements
COMMUNICATION APPROACHES
Office of CIO or officer of IT governance:
- Work with managers who fail to follow the rules;
- Publicize announcements from senior management;
- Manage and monitor Web-based portals and intranets for IT.
Terlepas dari kenyataan bahwa perusahaan mulai mengalami kesuksesan dengan menerapkan mekanisme tata kelola TI untuk mengelola sumber daya TI dengan lebih baik, mekanisme tata kelola individual tidak dapat dengan sendirinya menjanjikan keberhasilan implementasi dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur tata kelola TI. Perusahaan harus dapat lebih memahami medan bermain yang kompleks dari lingkungan kompetitif dan mampu menyusun seperangkat teknik tata kelola yang andal, sederhana, mudah dibagikan dan diimplementasikan, dan melibatkan manajer yang membuat keputusan penting bagi perusahaan.
Mekanisme ini memungkinkan perusahaan, dengan biaya minimum, koordinasi, kontrol, dan kepercayaan yang diperlukan untuk mengelola dan memanfaatkan sumber daya TI. Oleh karena itu, mekanisme tata kelola TI yang dikembangkan dan diimplementasikan dengan baik membantu perusahaan untuk membangun mekanisme terkoordinasi yang menghubungkan tujuan dan sasaran terkait TI dengan terukur. Tata kelola TI juga membantu menyediakan pemeriksaan dan keseimbangan yang diperlukan untuk mengelola dan memitigasi risiko dengan lebih baik, membakukan praktik, merampingkan prosedur, dan meningkatkan pengembalian sumber daya dan aset teknologi.
Tata Kelola TI: Sebuah Proses Berkelanjutan.
Tata kelola TI dapat dilihat sebagai proses berkelanjutan untuk menyelaraskan strategi perusahaan dan TI. Tata kelola TI membantu membentuk perubahan organisasi dari waktu ke waktu dan harus terikat erat dengan prosedur dan peraturan tata kelola perusahaan. Tata kelola TI dimaksudkan untuk melindungi organisasi terhadap aktivitas kriminal di dalam dan di luar organisasi dan kemudian untuk mengembangkan dan menerapkan strategi dan proses untuk mengelola tata kelola.
Tata Kelola TI di Berbagai Lapisan Organisasi.
Tata kelola TI biasanya merupakan tanggung jawab utama dewan direksi dan manajemen eksekutif (termasuk Chief Information Officer). Ini adalah bagian integral dari tata kelola perusahaan dan terdiri dari kepemimpinan dan struktur dan proses organisasi yang memastikan bahwa TI organisasi menopang dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.
Tata kelola TI biasanya harus menangani risiko dan peluang terkait TI di berbagai lapisan organisasi. Manajer TI harus meminta masukan untuk pengembangan kebijakan dan prosedur tata kelola TI, karena tata kelola seperti itu memengaruhi karyawan di berbagai lapisan organisasi dan di berbagai fungsi bisnis. Semua karyawan, dari karyawan lini depan dan manajernya hingga eksekutif dewan direksi, harus berkontribusi pada penegakan kebijakan dan prosedur tata kelola TI.
Jika Anda mengalami permasalahan dalam menerapkan tata kelola IT Anda (IT Governance) jangan ragu untuk menghubungi kami. ITG.ID menyediakan beragam konsultasi, assesmen dan pelatihan untuk membantu Anda dan perusahaan Anda mengintegrasikan IT dalam mencapi tujuan secara efektif dan efisien.
Baca Juga :
 Peta Tata Kelola TI){kind=link}