Business Continuity Plan (BCP) : Memastikan Kelangsungan Bisnis dalam Situasi Krisis

BCP dalam Situasi Krisis Di era yang serba cepat dan penuh ketidakpastian, perusahaan perlu untuk memiliki strategi pengelolaan bisnis yang tepat dan adaptif dengan segala tantangan. Termasuk dalam menghadapi situasi krisis agar tidak memberikan dampak yang signifikan atas jalannya bisnis. 

Seperti krisis yang terjadi akibat pandemi Covid-19 beberapa waktu lalu yang sangat berdampak terhadap seluruh sektor kehidupan. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang mengalami krisis akibat tidak mampu menghadapi situasi pandemi global.

Banyak sistem dan program yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam mematangkan pengelolaan bisnis dalam menghadapi situasi krisis. Salah satunya yaitu Business Continuity Plan (BCP) yang telah digunakan oleh banyak perusahaan dalam menjaga keberlangsungan bisnis.

BCP merujuk pada perencanaan yang disusun oleh sebuah organisasi untuk menjaga kelangsungan operasionalnya dalam menghadapi berbagai gangguan atau bencana yang dapat mengancam keberlangsungan bisnis. BCP bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi dapat tetap beroperasi dengan minimal gangguan dan meminimalkan dampak negatif yang mungkin terjadi.

Fungsi utama dari Business Continuity Plan adalah untuk menyediakan panduan dan langkah-langkah yang jelas dalam menghadapi situasi darurat atau krisis yang dapat mengganggu kegiatan bisnis. BCP membantu organisasi mengidentifikasi risiko potensial, menentukan tindakan pencegahan dan pemulihan yang diperlukan, serta mengkoordinasikan upaya pengelolaan bencana.

BCP juga berfungsi sebagai alat untuk meminimalkan kerugian finansial, melindungi reputasi perusahaan, menjaga hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis, serta memenuhi persyaratan peraturan dan kepatuhan yang berlaku. Dengan memiliki BCP yang efektif, organisasi dapat mengurangi dampak negatif dari bencana atau gangguan, mempercepat pemulihan, dan menjaga kontinuitas bisnis yang stabil.

 

Langkah-Langkah Mengimplementasikan BCP

Secara umum Business Continuity Plan adalah rencana strategis yang dirancang untuk memastikan perusahaan dapat beroperasi secara berkesinambungan dalam menghadapi situasi darurat atau krisis. Berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan BCP:

1. Mengidentifikasi Risiko dan Evaluasi Dampak

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam menyusun BCP yaitu mengidentifikasi risiko yang dapat mempengaruhi bisnis perusahaan. Kemudian mengevaluasi risiko tersebut secara menyeluruh dan menganalisa dampaknya terhadap operasional bisnis. 

Seperti mengidentifikasi risiko eksternal dan internal, mulai dari bencana alam, kerusakan peralatan, serangan siber, atau gangguan pasokan. Dengan pemahaman yang mendalam tentang risiko ini, perusahaan dapat menentukan prioritas mitigasi risiko dan mengalokasikan sumber daya dengan efektif.

Baca juga : Pentingnya IT BCP Demi Keberlangsungan Bisnis 

2. Perencanaan Respons Krisis

Hal yang sangat krusial dalam kondisi kritis yaitu respon cepat dan terkoordinasi oleh perusahaan dalam menghadapi situasi tersebut. Oleh sebab itu, BCP sangat mengedepankan pentingnya memiliki strategi respons krisis yang efektif.

Implementasi dari hal ini dapat dimulai dengan membentuk tim respons krisis, komunikasi internal dan eksternal yang terkoordinasi, serta langkah-langkah tindakan yang harus diambil dalam berbagai skenario krisis. BCP juga menyoroti pentingnya uji coba dan pelatihan reguler untuk memastikan tim siap menghadapi situasi darurat.

Baca juga : Pentingnya Peran Auditor di Era Kemajuan Teknologi Informasi

3. Pengelolaan Sumber Daya dan Infrastruktur

Langkah selanjutnya dalam implementasi BCP yaitu pengelolaan sumber daya dan infrastruktur dalam menjaga kelangsungan bisnis. Seperti pentingnya mencadangkan data penting, mengelola pasokan, dan memastikan ketersediaan infrastruktur teknologi yang andal dalam keadaan krisis. Sehingga dengan mengelola sumber daya dan infrastruktur secara efektif, perusahaan dapat meminimalkan gangguan dan memastikan kelangsungan operasional.

Baca juga : Pentingnya IT Governance untuk Perusahaan Kecil dan Menengah

4. Pemulihan Pasca Krisis

Implementasi BCP juga mencakup pada aspek pemulihan pasca krisis, sehingga operasional bisnis perusahaan bisa kembali berjalan dengan normal. Termasuk juga mengevaluasi kerusakan, perbaikan infrastruktur, dan pemulihan operasional yang ikut terdampak dari kondisi krisis yang terjadi.

5. Komunikasi dan Relasi

Komunikasi yang efektif dan pelibatan pihak terkait adalah faktor penting dalam menjalankan BCP, bagaimana perusahaan mampu menjalin hubungan yang kuat dengan pihak-pihak terkait, seperti karyawan, pelanggan, mitra bisnis, dan lembaga terkait. Oleh sebab itu dalam implementasi BCP sangat ditekankan pentingnya strategi komunikasi yang efektif, serta penyediaan saluran komunikasi darurat. 

Baca juga : Langkah-langkah untuk Mengembangkan IT BCP yang Efektif

6. Pengujian dan Pembaharuan Secara Berkala 

BCP mengusung konsep pengujian atas sistem yang telah berjalan sejauh ini, untuk kemudian  dilakukan penilaian dan perbaikan agar implementasi BCP semakin efektif. Selain itu, melakukan pembaruan BCP sesuai dengan perkembangan yang ada, seperti simulasi krisis, uji coba pemulihan sistem, dan evaluasi keberhasilan respons krisis. 

Kesimpulan

Pada dasarnya BCP berfungsi untuk melindungi bisnis, menjaga kelangsungan operasional perusahaan dalam berbagai kondisi, khususnya situasi krisis. Sebab, dengan menjalankan BCP yang efektif, perusahaan dapat meminimalkan dampak negatif, menjaga reputasi bisnis, dan perusahaan dapat mewujudkan bisnis yang berkelanjutan.