Pemerintah Indonesia telah menerapkan rencana implementasi New Normal dengan mempertimbangkan studi epidemiologis dan kesiapan regional. Perubahan perilaku akan menjadi kunci optimisme dalam menghadapi Covid-19 dengan menerapkan protokol kesehatan sesuai anjuran pemerintah atau yang dikenal sebagai New Normal. Agar New Normal dapat berjalan dengan baik, diperlukan perubahan perilaku pada aspek IT dan keselamatan (safety).
Lalu apa saja yang harus dipersiapkan dalam menjalani New Normal?
- Pertama, suasana kerja dan kantor.
Banyak hal yang akan berubah. Kita harus bekerja dengan tetap menjaga jarak, baik physical distancing atau pun social distancing. Maka sangat mungkin, kita harus bekerja BERGANTIAN. Tujuannya tidak lain adalah agar tidak semua orang masuk pada saat yang sama, agar tetap bisa menjaga jarak.
Gunakan sistem absensi berbasis aplikasi yang terpasang di smartphone. Dahulu, kita terbiasa menggunakan mesin absensi manual menggunakan kartu. Kemudian berganti mesin absensi fingerprint. Namun sekarang tampaknya sudah tidak relevan lagi. Hal ini karena adanya tuntutan agar bisa melaporkan kehadirannya dimana saja, baik di kantor atau pun di luar kantor / rumah.
- Kedua, pekerjaan yang tidak bisa dipantau secara kasat mata.
Physical distancing yang saat ini berlaku, mengharuskan kita untuk dapat bekerja dimana saja. Dengan demikian, laporan pekerjaan pun tidak lagi secara fisik, melainkan, melalui sistem.
Persiapkan sistem manajemen proyek. Sistem ini akan berperan penting dan akan sangat memudahkan pekerjaan Anda. Penggunaan sistem yang terintegrasi seperti ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan salah satu solusi. Tentu, yang paling direkomendasikan ialah ERP berbasis online.
- Ketiga, bekerja dengan laptop.
Saat karyawan dapat bekerja tidak terbatas pada ruang, maka tentu sistem perusahaan pun harus dapat diakses dari mana saja. Baik karyawan, maupun perusahaan perlu menetapkan standar keamanan terkait dengan akses untuk bekerja di luar kantor.
Implementasi Virtual Private Network (VPN) untuk mengamankan koneksi jaringan serta Secure Socket Layer (SSL) untuk mengamankan akses ke aplikasi haruslah dipertimbangkan. Sementara, terkait aplikasi server berbasis desktop, Anda dapat membuat kebijakan-kebijakan tertentu. Misalnya, dengan membuat kebijakan agar sebagian komputer kantor dapat dikendalikan secara jarak jauh (remote) atau mengubah aplikasi desktop agar dapat mendukung fungsi remote. Namun, yang paling direkomendasikan adalah agar perusahaan mempersiapkan diri mengubah seluruh aplikasinya menjadi web-based.
- Keempat, tetap membatasi waktu kunjungan fisik dan memaksimalkan virtual meeting.
Baik kita maupun klien, masih lah harus terus menjaga jarak hingga semunya berangsur normal. Virtual Meeting yang banyak digunakan dalam fase PSBB semestinya masih harus kita maksimalkan. Toh selama ini justru meeting terasa lebih efektif bukan dengan dilakukan secara virtual? Kita juga telah terbiasa menggunakan video call untuk menyapa calon klien dan klien.
Zoom, Zoho Meeting, Google Meet, Skype hingga Microsoft Teams banyak digunakan sebagai alat komunikasi untuk mendukung aktivitas virtual meeting. Yang harus benar kita perhatikan adalah keamannya. Kita memiliki banyak pilihan untuk menggunakannya. Jangan heran juga, perusahaan akan menggunakan layanan sejenis untuk menggantikan rapat/pertemuan fisik. Oh ya jika kamu tertarik, kamu bisa menggunakan Ruang Belajar di Awan milik IT Governance Indonesia dengan membuat reservasi terlebih dahulu dengan menghubungi CS kami ya!
- Kelima, aktivitas dan proses pembelian, penagihan, tender, semua akan menggunakan sistem berbasis web.
Karena keadaan pandemi ini, banyak perusahaan mengubah proses dan sistem mereka untuk mulai menerima proses pembelian, penagihan serta tender secara online. Bahkan penggunaan tanda-tangan digital diperkirakan akan meningkat. Sehingga salah satu tantangan terbesar bagi banyak perusahaan adalah fleksibilitas dan adaptasi proses bisnis serta sistem yang mendukung aktivitas secara online.
- Keenam, penggunaan cloud.
Dampak dari aplikasi seperti aplikasi ERP atau CRM harus bisa diakses dari mana saja secara online maka penggunaan layanan cloud berpotensi meningkat tajam. Pembangunan Data Center tentu memerlukan biaya yang cukup besar. Penggunaan cloud akan menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin segera beradaptasi dengan aktivitas online.
- Ketujuh, tantangan besar di IT Security dan Cyber Security.
Aktivitas online akan membuka celah risiko keamanan informasi. Dengan semakin banyak server, aplikasi, file yang ditempatkan tidak hanya di server perusahaan, tapi juga di cloud, maka perusahaan harus menyiapkan diri dalam menjaga keamanan data. Perusahaan harus memberi perhatian lebih terhadap aspek IT Security yang lebih baik. Demikian juga dengan keamanan data di perangkat laptop yang digunakan karyawan. Minimal penggunaan antivirus adalah suatu keharusan.
- Kedelapan, penggunaan marketplace dan sosial media.
Semakin banyak perusahaan akan menggunakan marketplace untuk berjualan. Dan cara tercepat tentu menggunakan existing marketplace daripada membangun website e-commerce sendiri. Jangan lupa gunakan sosial media, seperti Facebook, Instagram, YouTube, selain aplikasi pesan instan yang sudah banyak digunakan untuk mempromosikan produk dan layanan Anda. Pastikan perusahaan Anda hadir di berbagai marketplace dan sosial media.
- Kesembilan, tips-tips menjaga kesehatan lainnya…
Dilansir dari “Buku Serba Covid, Cegah Covid-19 Sehat untuk Semua” yang diterbitkan oleh Badan Pengelola Obat dan Makanan (Badan POM), ada beberapa tips yang dapat diikuti yaitu:
- Hindari pertemuan sosial dan jaga jarak fisik minimal 1 meter
- Gunakan masker
- Pastikan tempat kerja memiliki ventilasi yang baik
- Cuci tangan sesering mungkin memakai sabun dan air yang mengalir selama minimal 20 detik. Bila perlu, gunakan hand sanitizer berbasis alkohol
- Jaga kebersihan area kerja dan lakukan disinfeksi berkala
- Bila sakit, bekerjalah dari rumah
- Meludah, batuk atau bersin memakai tisu dengan menutup seluruh hidung dan mulut
- Bungkus tisu bekas pakai ke dalam kantung plastik sebelum dibuang ke tempat sampah tertutup
Tetap bersemangat ya untuk menyesuaikan diri. IT Governance Indonesia juga memiliki kelas-kelas menarik untuk mengingkatkan kompetensi Anda dalam menghadapi new normal.
