Ketika teknologi melaju lebih cepat dari sebelumnya, profesional TI menanggung banyak beban untuk memastikan bahwa bisnis tetap fleksibel dan dapat beradaptasi dengan teknologi dan proses baru dan atau peningkatan jumlah pengguna yang semakin besar. Hal ini, tertuang dalam proses design layanan dalam IT Service Management yang praktik realnya dapat kita jumpai dalam kerangka kerja ITIL.

Tujuannya, adalah untuk membantu profesional TI merencanakan — dan mengikuti — perubahan sambil menggunakan sumber daya secara efisien. Juga mengindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Yuk simak ulasan berikut!

Gambaran Umum
Praktik terbaik manajemen kapasitas yang tertuang dalam framework ITIL.

Tujuan                  : Manajemen Kapasitas ITIL bertujuan untuk memastikan bahwa kapasitas layanan TI dan infrastruktur TI mampu memberikan target tingkat layanan yang disepakati dengan biaya yang efektif dan tepat waktu. Proses Manajemen Kapasitas mempertimbangkan semua sumber daya yang diperlukan untuk memberikan layanan TI, dan rencana untuk persyaratan bisnis jangka pendek, menengah dan panjang.

Bagian dari          : Desain Layanan

Pemilik Proses   : Manajer Kapasitas

Pada ITIL v.4 Manajemen Kapasitas (Capacity Management) sebagai praktik manajemen layanan, dan telah mengganti nama praktik tersebut menjadi “manajemen kapasitas dan kinerja” Capacity and performance management.

Apa itu manajemen kapasitas (capacity management)?

Manajemen kapasitas atau capacity management adalah praktik manajemen layanan TI dalam kerangka ITIL. Manajemen kapasitas ITIL mencakup desain layanan, rencana, dan proses yang memastikan organisasi TI Anda memiliki jumlah sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga yang tepat agar operasi tetap berjalan dengan lancar.

Kata “kapasitas” memiliki banyak arti yang berbeda termasuk kemampuan, volume, jumlah, peran, keluaran, efisiensi, dan sebagainya. Semua arti yang berbeda ini berlaku ketika berbicara tentang manajemen kapasitas saat para profesional TI bekerja untuk memastikan bahwa organisasi memiliki:

• Desain infrastruktur dan layanan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis
• Proses yang tepat yang dapat diterapkan dengan gangguan minimal
• Jumlah sumber daya yang tepat (workstation, server, persediaan) untuk memenuhi tenggat waktu dan kuota produksi
• Orang yang tepat dengan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi perjanjian tingkat layanan
• Jumlah anggaran yang tepat dialokasikan untuk efisiensi optimal dengan harga minimal
• Kapasitas untuk memecahkan masalah dan merespons dengan cepat untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan

Figure 1 gambaran umum proses manajemen kapasitas

Tujuan manajemen kapasitas ITIL

Manajemen kapasitas berkaitan dengan menekan biaya sambil mempertahankan kualitas layanan tingkat tinggi. Bagian dari tugas manajer kapasitas adalah menentukan berapa banyak kapasitas yang dibutuhkan untuk menyediakan layanan saat ini dan masa depan dengan cara yang cepat dan efisien sambil tetap dalam anggaran yang ditetapkan. Dari situ, mereka memantau proses yang telah dilaksanakan untuk mengevaluasi efektivitas, kecepatan, dan keandalan sehingga dapat menentukan di mana perbaikan dapat dilakukan.

Apa saja langkah-langkah yang ada dalam manajemen kapasitas?

Manajemen kapasitas adalah proses berkelanjutan yang melibatkan perencanaan, perancangan, pemodelan, penerapan, pemantauan, pengelolaan, pelaporan, dan revisi. Langkah-langkah berikut akan memberi Anda gambaran tentang apa saja yang terlibat dalam proses manajemen kapasitas yang sukses.

Langkah 1: Menunjuk seorang manajer kapasitas

Pertama, Anda perlu menunjuk seseorang sebagai manajer kapasitas. Bergantung pada ukuran organisasi Anda, manajer kapasitas Anda mungkin perlu membentuk tim manajemen kapasitas.

Langkah 2: Mengumpulkan data

Setelah tim manajemen kapasitas Anda siap, Anda dapat menentukan apa saja kebutuhan layanan bisnis. Untuk menentukan jenis kapasitas yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan, Anda perlu menetapkan kapasitas Anda saat ini. Tim Anda dapat bekerja untuk:

• Mengembangkan tujuan.
• Menilai kapasitas saat ini.
• Mengevaluasi efektivitas dan produktivitas infrastruktur kapasitas saat ini.
• Menginventarisasikan alat dan perangkat lunak yang Anda miliki saat ini untuk pemantauan dan manajemen kinerja.
• Meneliti alat baru atau meningkatan perangkat lunak yang mungkin digunakan dan mencari solusi alat untuk membantu upaya manajemen kapasitas Anda.
• Menjalin kerja sama dengan manajer keuangan untuk menentukan biaya dan memperkirakan anggaran.
• Menganalisa area yang membutuhkan peningkatan, pelatihan, perangkat lunak, dan karyawan baru.

Langkah 3: Mengembangkan desain layanan

Selanjutnya, Anda siap merancang paket tingkat layanan. Rencana Anda harus mencakup:

• Komponen yang akan dimasukkan (orang, proses, dan alat)
• Garis besar biaya yang akan dikeluarkan dan anggaran yang diusulkan
• Tempat yang dituju untuk manajemen kapasitas untuk dilaksanakan
• Alur kerja yang akan digunakan termasuk input, output, dan proses
• Pekerjaan yang perlu dilakukan untuk memperoleh dan memasang alat dan perangkat lunak manajemen kapasitas
• Jenis pelatihan yang akan dibutuhkan
• Jumlah waktu yang akan dialokasikan untuk pelatihan
• Kerangka waktu untuk implementasi

Saat desain layanan Anda selesai, Anda harus mengirimkannya untuk persetujuan.

Langkah 4: Membangun layanan

Pada langkah ini, Anda menyatukan semua yang Anda butuhkan untuk membangun layanan. Anda perlu:

• Membangung tim. Tentukan ukuran tim Anda dan apakah Anda perlu merekrut anggota tim baru. Pertimbangkan berapa banyak pelatihan yang dibutuhkan.
• Mendapatkan peralatan dan perangkat lunak yang diperlukan agar tim dapat memantau kapasitas infrastruktur.
• Mendokumentasikan semua — proses, rencana, data yang ada, laporan, aplikasi yang digunakan, biaya, dan sebagainya.

Langkah 5: Menerapkan rencana

Jika semuanya sudah siap, terapkan desain layanan yang telah dirancang pada organisasi Anda. Pantau dan amati kemajuannya. Setelah beberapa minggu atau bulan, nilai proses dan kinerja untuk menentukan apa yang berjalan dengan baik dan untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.

Ulangi langkah-langkah ini seperlunya untuk memenuhi persyaratan kapasitas dari permintaan layanan di masa mendatang dan untuk terus meningkatkan proses yang sudah ada.

Manfaat manajemen kapasitas ITIL

Teknologi terus berubah. Manajemen kapasitas bermanfaat karena dapat membantu Anda tetap menjadi yang terdepan saat Anda bekerja untuk menjaga standar perangkat keras dan perangkat lunak di seluruh organisasi Anda.

Di perusahaan yang lebih kecil, seharusnya tidak terlalu sulit untuk mengikuti perubahan. Perusahaan Anda kemungkinan besar memiliki anggaran dan proses untuk merekrut karyawan baru dengan perangkat keras dan perangkat lunak standar.

Dalam organisasi yang lebih besar, diperlukan lebih banyak perencanaan dan proses yang terdefinisi dengan baik agar semua karyawan selalu terbarui dengan peralatan standar. Desain layanan manajemen kapasitas dapat membantu Anda merencanakan peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dengan dampak minimal pada operasi bisnis.

Misalnya, Anda dapat merancang rencana untuk melakukan pemutakhiran sistem operasi di seluruh perusahaan satu departemen pada satu waktu daripada menerapkannya ke semua orang sekaligus. Dengan cara ini, manajer kapasitas dapat memantau, menganalisis, dan belajar dari setiap penerapan sehingga penerapan berikutnya berjalan dengan cepat dan lancar dengan waktu henti minimum.

Manfaat utama dari manajemen kapasitas dalam organisasi TI Anda meliputi:

• Peningkatan kinerja
• Penghapusan pekerjaan yang berlebihan
• Penguranan biaya melalui pembelian perangkat keras dan perangkat lunak yang direncanakan dibandingkan dengan pembelian berdasarkan kepanikan
• Peningkatkan kepuasan dan kepercayaan antara IT dan unit bisnis
• Pelaporan yang konsisten untuk mendapatkan wawasan tentang total biaya kepemilikan peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak
• Pembuatan keputusan berdasarkan informasi tentang pertumbuhan dan kebutuhan kapasitas di masa depan

Praktik terbaik untuk menerapkan manajemen kapasitas ITIL

Saat perusahaan Anda matang dan prosesnya disederhanakan, kemungkinan besar Anda akan mengembangkan praktik terbaik Anda sendiri dan meningkatkan metodologi yang ada. Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan melihat proses dan prosedur yang bekerja dengan baik di organisasi lain.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang disarankan untuk membantu Anda berhasil menerapkan manajemen kapasitas.

• Menetapkan orang yang tepat untuk proyek yang tepat

Pastikan Anda memiliki orang yang tepat ditugaskan di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Ini termasuk mempekerjakan individu dengan kualifikasi terbaik yang memiliki pengalaman dalam industri Anda dan dengan proyek yang Anda kembangkan. Cara terbaik adalah jika Anda dapat menemukan individu yang memenuhi syarat dalam perusahaan Anda yang telah memahami budaya perusahaan dan produk atau layanan Anda.

• Menjalankan beberapa skenario “bagaimana jika”

Sebelum penerapan, buat beberapa skenario “bagaimana jika” sehingga tim Anda dapat bersiap untuk kejadian yang tidak terduga. Rencana kontinjensi dapat membantu Anda dengan cepat menemukan solusi terbaik untuk memperbaiki kesalahan dan kemacetan. Ini membuat produksi berjalan dengan lancar.

• Belajar dari masa lalu

Jika Anda tidak belajar dari apa yang telah dilakukan orang lain, Anda berisiko membuat kesalahan yang sama seperti yang mereka lakukan. Membaca laporan yang mendokumentasikan hasil sukses yang serupa dengan apa yang ingin Anda capai dapat membantu penerapan Anda memiliki dampak positif langsung.

• Menetapkan skala prioritas

Prioritas menjaga tim tetap fokus dan memastikan bahwa pekerjaan paling penting diselesaikan terlebih dahulu, yang membantu menyederhanakan proses dan mencegah waktu henti.

• Mengelola kapasitas vs. rasio permintaan

Jumlah orang dalam tim tidak selalu menentukan apakah Anda memiliki kapasitas yang tepat untuk memenuhi permintaan. Pastikan untuk mengonfirmasi ketersediaan sumber daya sebelum menjadwalkan pekerjaan.

Manajemen kapasitas ITIL membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data yang ada dan rencana yang dirancang dengan baik. Ini menghilangkan tebakan dari keputusan TI dan meningkatkan proses dan prosedur untuk menjaga perusahaan Anda berjalan pada tingkat kinerja yang optimal. Manajemen kapasitas memfasilitasi pemantauan dan analisis proses sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah sebelum menjadi masalah, menurunkan biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apakah Anda sudah menerapkan kapasitas manajemen yang baik pada perusahaan Anda? Anda dapat menghubungi kami untuk berkonsultasi terkait kendala yang Anda jumpai dalam penerapannya.