Tetapkan arah perusahaan Anda tetkait IT Governance.
Pada langkah ini, tujuan perusahaan adalah untuk mengidentifikasi dan menentukan peran dan tanggung jawab tata kelola TI strategis dan taktis. Pastikan bahwa perusahaan Anda telah mendokumentasikan peran dan tanggung jawab dewan, eksekutif, dan komite strategi TI. Identifikasi dan tentukan bagaimana prioritas ditetapkan, bagaimana sumber daya dialokasikan, dan oleh siapa, dan bagaimana proyek dilacak. Selain itu, sertakan manajer senior dari divisi TI dan bisnis saat Anda menetapkan arahan; individu-individu ini berfungsi sebagai pemeran utama untuk menyebarluaskan dan mendorong penerapan prosedur dan kebijakan tata kelola TI dalam divisi mereka. Identifikasi pemeran utama dari kedua sisi bisnis mengurangi kemungkinan tidak singkronnya tujuan bisnis dan kemampuan TI.
Menentukan rencana implementasi IT Governance.
Perusahaan membutuhkan action plan yang efektif yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan. Ini sangat penting bagi dewan untuk mengambil kepemilikan tata kelola TI dan menentukan arah yang harus diikuti oleh para manajer. Keputusan tersebut dibuat secara efisien dengan memastikan bahwa dewan beroperasi dengan memperhatikan tata kelola TI yakni:
- Pastikan bahwa masalah TI, rencana, dan kemenangan ada dalam agenda Dewan.
- Mengungkap masalah TI dengan menantang kegiatan manajemen terkait dengan TI.
- Memandu manajer dengan membantu menyelaraskan inisiatif TI dengan kebutuhan bisnis nyata.
- Sorot potensi dampak pada bisnis risiko terkait TI.
- Bersikeras bahwa kinerja TI diukur dan dilaporkan kepada Dewan.
- Membentuk komite strategi TI yang bertanggung jawab untuk mengomunikasikan masalah TI antara Dewan dan manajer.
- Bersikeras bahwa perusahaan menggunakan pendekatan umum untuk menggunakan kerangka kerja manajemen untuk tata kelola TI.
Identifikasi pemeran yang memiliki kepentingan pribadi.
Tetapkan tanggung jawab yang jelas untuk setiap jenis keputusan TI kepada individu yang dapat menerima pertanggungjawaban atas hasil keputusan tersebut. Batasi jumlah struktur pengambilan keputusan saat menentukan bagaimana sumber daya TI diperoleh, digunakan, dan dibuang.
Pastikan koordinasi dan tanggung jawab lintas dalam keputusan TI.
Lima jenis keputusan TI yang terdaftar sebelumnya sering didistribusikan di seluruh perusahaan, sehingga perusahaan perlu mempertimbangkan tanggung jawab yang tumpang tindih dalam badan pembuat keputusan. Keanggotaan yang tumpang tindih mengoordinasikan keputusan di seluruh perusahaan dan seringkali memastikan bahwa tujuan strategis manajer menyaring keputusan yang dibuat pada tingkat proyek individu.
Buat Roadmap IT Governance dan rencanakan strategi jangka panjang.
Tata kelola TI harus diintegrasikan dengan tujuan Tata Kelola Perusahaan yang lebih luas dan strategis. Pendekatan tata kelola TI membantu dewan dan manajemen memahami implikasi dan implikasi strategis TI dan membantu memastikan bahwa perusahaan dapat mempertahankan operasinya dan menerapkan strategi yang diperlukan untuk memperluas operasinya untuk pertumbuhan di masa depan. Hindari sindrom “melakukan semuanya”, yang berusaha dilakukan sebagian besar organisasi.
Berjalan lah sebelum mencoba berlari: Menargetkan sasaran dan kemenangan tata kelola TI jangka pendek.
Setelah perusahaan mengidentifikasi dan mengembangkan peta jalan tata kelola TI strategis, mungkin mengidentifikasi masalah tata kelola TI jangka pendek yang dapat berfungsi sebagai kemenangan cepat untuk membuat organisasi memulai kebijakan tata kelola TI dan penegakan peraturannya. Kemenangan cepat ini akan memberikan indikasi yang baik tentang kemungkinan dan tantangan yang terkait dengan penerapan tata kelola TI yang baik; mereka juga membantu mengungkap hambatan perusahaan yang perlu diatasi sebelum strategi jangka panjang dapat diimplementasikan. Kemenangan tersebut juga akan membantu memberikan bukti bahwa prosedur dan kebijakan tata kelola TI dapat membantu dan melindungi organisasi, serta semakin membangun kredibilitas untuk menerapkan kebijakan tata kelola TI.
Pergi lah Ke berbagai tempat: Identifikasi dan kelola risiko dan peluang yang terkait dengan TI.
Kerjakan pekerjaan rumah Anda dan pahami apa yang dibutuhkan oleh pengguna Anda dan tentukan bagaimana kebutuhan tersebut memengaruhi cara IT digunakan dalam perusahaan. Dengan melakukan itu, Anda dapat mengungkap risiko dan peluang terkait TI. Alih-alih berpura-pura memahami contoh penggunaan TI yang tidak tepat dan tidak efektif, pergi ke tempat di mana ada rasa sakit di dalam organisasi. Kunjungi pengguna Anda untuk mengalami kesulitan terkait TI secara pribadi. Saran lain untuk mengidentifikasi risiko atau peluang TI perusahaan adalah untuk mensurvei pengguna Anda. Mereka dapat menjadi salah satu sumber input terbaik untuk mengidentifikasi celah keamanan atau penggunaan TI yang tidak tepat.
Kunjungi kembali kebijakan IT Governance secara teratur.
Setelah suatu perusahaan telah merancang seperangkat mekanisme tata kelola TI yang layak, tata kelola dapat tetap ada sampai perubahan dalam arah strategis atau peluang bisnis mendefinisikan kembali apa yang dilihat perusahaan sebagai penggunaan sumber daya TI yang diinginkan. Namun, kadang-kadang muncul peluang yang tidak sepenuhnya (atau sebagian) dibahas dalam kebijakan dan prosedur tata kelola TI. Ketika situasi ini terjadi, kebijakan tata kelola TI harus ditinjau kembali untuk mengatasi situasi ini.
Tingkatkan transparansi tata kelola TI Anda.
Salah satu faktor paling signifikan yang dapat mempengaruhi keberhasilan kebijakan dan prosedur tata kelola TI adalah jumlah karyawan yang dapat secara akurat menggambarkan kebijakan tata kelola TI perusahaan. Eksekutif TI dan staf mereka harus terlibat dalam percakapan proaktif dengan pelaku bisnis dan pengguna TI untuk lebih memahami kebutuhan perusahaan. Satu saran untuk mempromosikan tata kelola TI di perusahaan Anda adalah untuk meningkatkan kegiatan hubungan masyarakat departemen TI. Misalnya, pertimbangkan untuk memproduksi dan mendistribusikan laporan tahunan dari departemen TI yang menjelaskan dan membagikan tata kelola TI perusahaan dan tujuan serta rencana strategis di masa depan.
Tetapkan pengecualian untuk proses dalam proses IT Governance
Kadang-kadang situasi bisnis atau peluang bisnis terjadi dan tidak diatur atau ditangani oleh kebijakan tata kelola TI perusahaan. Kejadian tersebut biasanya timbul karena tata kelola TI melarang tindakan tertentu, atau mungkin karena kebijakan tata kelola TI Anda sudah ketinggalan zaman. Menetapkan proses bagi perusahaan untuk mengikuti jika muncul kebutuhan untuk memperbarui atau untuk memberikan pengecualian terhadap kebijakan tata kelola TI yang ada mungkin dibutuhkan.
Kesimpulan
Tata kelola TI ada untuk membantu para pemimpin perusahaan dalam tanggung jawab mereka untuk membuat TI berhasil dalam mendukung tujuan dan misi perusahaan. Tata kelola TI membantu eksekutif perusahaan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman di antara karyawan. Tata kelola semacam itu juga membantu menyediakan panduan dan alat bagi dewan direksi, manajer eksekutif, dan CIO untuk memastikan bahwa TI selaras dengan sasaran dan kebijakan perusahaan dan bahwa TI memenuhi dan melampaui harapan perusahaan. Selama 40 tahun ke depan, kepemimpinan TI akan beralih dari melayani sebagai kontributor individu di tim perusahaan menjadi anggota penuh tim. Beban besar CIO memastikan bahwa TI dikelola secara efektif akan menjadi tanggung jawab perusahaan dan dewan. Namun, perubahan ini akan lebih mudah dicapai jika tata kelola TI sepenuhnya dimasukkan dan ditegakkan dengan benar di dalam perusahaan.
ITG.ID menyediakan training bagi Anda untuk membantu melakukan tatakelola IT. Layanan yang disediakan beragam sesuai dengan kebutuhan Anda. Training dilakukan untuk berbagai level, mulai dari tingkat karyawan non IT, divisi IT, hingga pimpinan. Kesemua training ini tentunya akan sangat membantu Anda menjadi bisnis dengan operasional IT secara utuh.
Resources: https://gbr.pepperdine.edu/2010/08/the-it-governance-road-map/
