Di dunia digital saat ini, gangguan teknologi bahkan untuk beberapa jam dapat mengakibatkan konsekuensi keuangan yang signifikan bagi bisnis Anda. Bahkan, menurut Gartner, biaya rata-rata downtime TI adalah $ 5.600 per menit atau lebih dari $ 300.000 per jam. Untuk organisasi besar, jumlah itu mencapai setengah juta dolar.
Karena itu, tidak mengherankan bahwa memiliki rencana pemulihan bencana yang dirancang dengan baik dan dipelihara dengan baik akan secara substansial meningkatkan kemampuan Anda untuk memulihkan data yang hilang dan kembali ke operasi normal secepat mungkin.
Cara Mempersiapkan dan Menerapkan Rencana Pemulihan Bencana
Disaster Recovery Plan adalah kemampuan untuk bereaksi terhadap ancaman atau peristiwa dengan cepat dan efisien. Ini hanya dapat dicapai ketika suatu departemen telah mempersiapksan staffnya terkait kemungkinan bencana dan prosedur yang direncanakan. Pernyataan tertulis memberikan panduan dan dukungan manajemen secarajelas bagi semua karyawan. Mandat asli harus menjabarkan tujuan dan sasaran rencana sehingga harapan manajemen terpenuhi.
Kecakapan
Manajemen arsip hanyalah salah satu dari banyak sumber daya yang tersedia untuk perusahaan. Kunci untuk memiliki rencana pencegahan dan pemulihan bencana yang komprehensif adalah memanfaatkan semua sumber daya / rencana ini. Tidak hanya arsip, tetapi juga bagaimana membangun peluang untuk memindahkan informasi dan sistem cadangan yang penting bagi keberhasilan, kelangsungan hidup, dan reputasi perusahaan. Terlebih, jika perusahaan berskala nasional di mana masing-masing cabang merupakan sumber daya yang vital bagi satu sama lain sebagai lokasi penyimpanan di luar untuk cadangan sistem informasi.
Rencana Pemulihan Bencana
Rencana Pemulihan Bencana harus disiapkan oleh Komite Pemulihan Bencana, yang harus mencakup perwakilan dari semua departemen penting atau bidang fungsi departemen. Komite harus menyertakan setidaknya satu perwakilan dari manajemen, komputasi, manajemen risiko, manajemen arsip, keamanan, dan pemeliharaan gedung. Ukuran aktual dan komposisi komite akan tergantung pada ukuran, lokasi, dan struktur masing-masing departemen atau fasilitas.
Panitia perlu menyiapkan garis waktu untuk menetapkan tenggat waktu yang wajar untuk menyelesaikan rencana tertulis. Garis waktu ini dapat berupa bagan Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program (Program Evaluation and Review Technique (PERT)) atau keputusan.
Pengorganisasian Tugas Tim
Perencanaan tersebut harus menyebutkan judul dan fungsi dari masing-masing anggota tim yang terlibat dalam proses pemulihan bencana. Individu atau tim yang akan menyusun harus diidentifikasi berdasarkan jabatan dan keterisian. Pada kondisi dimana hanya terdapat segelintir karyawan, seluruh staf dapat menjadi Tim Pemulihan Bencana dengan satu orang yang ditunjuk untuk memimpin pemulihan. Orang yang bertugas sebagai Direktur Pemulihan atau Koordinator harus diberi wewenang yang diperlukan untuk menyatakan bencana, dan untuk bertindak cepat dan efektif selama operasi penyelamatan.
Prosedur Distribusi Informasi
Rencana tersebut harus mencakup metode khusus untuk menghubungi anggota tim, vendor, agen pendukung, pemasok, konsultan, dan semua orang dengan siapa kontrak dan perjanjian bencana khusus berlaku.
Reaksi Bencana Spesifik
Rencana tersebut harus menyediakan baik untuk bencana besar maupun kecil, dan harus mengatasi bencana alam individual maupun masyarakat seperti tornado dan banjir umum. Rencana Anda juga harus mendefinisikan dalam hal gangguan bisnis apa yang merupakan bencana; dengan demikian, mengesahkan aktivasi rencana pemulihan bencana.
Pelatihan Karyawan
Rencana pemulihan harus menyediakan pelatihan karyawan baik di awal maupun seccara berkelanjutan. Keterampilan diperlukan dalam fase rekonstruksi dan penyelamatan proses pemulihan. Pelatihan awal dapat dilakukan melalui seminar profesional, program pendidikan in-house khusus, penggunaan konsultan dan vendor yang bijak, dan studi individual yang disesuaikan dengan kebutuhan departemen Anda. Sejumlah kecil pelatihan diperlukan untuk membantu restorasi profesional / kontraktor pemulihan dan lainnya yang hanya memiliki sedikit pengetahuan tentang informasi Anda, tingkat kepentingan, atau operasi umum.
Prioritas untuk Pemulihan Fungsi Esensial
Rencana pemulihan bencana Anda tidak hanya harus menguraikan fungsi mana yang vital, tetapi juga urutan pemulihannya. Ini sangat penting dalam fungsi komputasi yang vital dan kompleks di mana piutang, penggajian, dan hutang usaha memiliki prioritas yang berfluktuasi sepanjang bulan.
Rencana tersebut harus menetapkan hanya prioritas umum. Serahkan keputusan individual kepada manajer yang mengetahui fungsi mana yang kritis pada periode tertentu dalam sebulan atau dalam situasi tertentu.
Kontrak dan Perjanjian dengan Lembaga Dukungan Bencana
Salinan kontrak dan perjanjian dengan semua lembaga dan bisnis pendukung bencana termasuk penyelamatan dan konsultan rekonstruksi, lokasi alternatif yang tersedia, dan vendor peralatan dan pasokan penting lainnya harus dimasukkan dalam rencana tertulis; atau diatur oleh Manajemen Risiko UM.
Daftar Peralatan dan Persediaan Bencana
Daftar peralatan dan persediaan yang dikumpulkan untuk paket penyelamatan bencana merupakan bagian dari rencana pemulihan bencana. Daftar ini harus menunjukkan item yang tersedia dan lokasinya. Setiap departemen harus memutuskan barang apa yang harus atau tidak harus dimasukkan dalam daftar persediaan.
Persediaan pemulihan bencana Anda dapat dirakit di dalam departemen sebagai bagian dari perencanaan bencana, atau mereka dapat dibeli setelah bencana dari pemasok yang sebelumnya dikontrak. Pendekatan terakhir berisiko dalam bencana umum ketika pasokan seperti itu sangat diminati.
Cetak Biru Denah dan Lantai Bangunan
Informasi ini sangat penting selama tahap persiapan dan penyelamatan untuk menemukan koneksi utilitas, sakelar listrik, alarm, lantai atau langit-langit yang berpotensi berbahaya, bahan berbahaya, dan akses ke area yang rusak. Gas, air, dan listrik harus dimatikan sesegera mungkin setelah bencana. Dalam situasi dengan peringatan dini, utilitas dapat dimatikan terlebih dahulu.
Ringkasan
Rencana pemulihan bencana memetakan proses untuk kembali mengoperasikan bisnis secara normal, merekonstruksi atau menyelamatkan berkas dan peralatan penting dan hal penting lainnya, juga menjadi panduan bagi semua manajer dan karyawan selama dan setelah bencana terjadi. Elemen-elemen kunci rencana itu terbagi dalam tiga kategori yakni yang umum pada semua bagian rencana; yang berkaitan dengan dimulainya kembali operasi bisnis; dan yang berkaitan dengan rekonstruksi atau penyelamatan dokumen-dokumen penting perusahaan.
Baca Juga :
Bagaimana Tahapan dalam Penyusunan Disaster Recovery Plan (DRP)?
