Pentingnya Penerapan BCP ke dalam Proses Bisnis Sebuah Perusahaan

PROLOG

AL sangat bangga dengan bisnis e-commerce miliknya yang berkembang sangat cepat. Hanya dalam waktu enam tahun, perusahaan AL yang bernama BUKATAPLAK, telah masuk ke dalam persaingan ecommerce papan atas di Indonesia. AL sebagai founder, telah memiliki banyak karyawan, beberapa situs yang dikelola dengan baik, banyak supplier dan pelanggan, co-working space yang menjamur, reputasi yang tak pernah buruk, para rekan bisnis terpercaya dan yang pasti, penghasilan yang bukan main banyaknya. Dapat dikatakan, bisnis AL berjalan dengan sempurna…

Well, hampir sempurna…

Suatu pagi di hari Minggu, ketika AL sedang asyik menonton film Death Note di Netflix, ditemani oleh kopi hitam tanpa gula dan sebatang sam soe yang asapnya dibiarkan mengepul, ia mendapati sebuah pesan masuk dari grup WhatsApp. Awalnya, ia tidak menggubris pesan tersebut dan tetap lanjut menonton aksi L Lawliet yang sedang berusaha memecahkan misteri siapa sosok di balik nama besar Kira. Namun, karena terganggu oleh bisingnya pesan yang terus masuk tanpa henti, akhirnya AL tergoda untuk melihat isi pesan-pesan tersebut.
Pak, gawat!!! Gedung Menara Tinggi kebakaran. Sialnya, yang kebakaran itu lantai enam, tempat data center kita berada!!!

P
P

P

Mengetahui hal tersebut, wajah AL mendadak pucat pasih. Terlihat sama dengan wajah L yang saat ini telah terjatuh dari kursinya (SPOILER!!!). AL mencoba menghubungi seluruh karyawannya, terutama karyawan di bagian infrasturktur kantor. Ia menyuruh mereka untuk melakukan back-up data atau mengalihkan seluruh data produksi ke data center yang baru. Hasilnya dapat ditebak. Tak satu pun karyawan mampu melakukan apa yang diperintahkan oleh AL. Bukan karena mereka tidak kompeten dalam bidang infrasturktur TI, melainkan karena mereka tahu bahwa hal tersebut mustahil. Begitu juga dengan AL. Sejak mendapat kabar tersebut, sejujurnya ia telah mengetahui bahwa tak ada lagi yang dapat diselamatkan. Web Application, database dan semua aset-aset yang pernah ia banggakan telah hangus bersama lantai enam di gedung Menara Tinggi. Malapeteka telah datang menemuinya. Membuat Minggu pagi yang seharusnya penuh damai dan santai sekejap berubah menjadi kelam segelap malam.

Semua sudah terlambat…

Pendahuluan

Business Continuity Planning (BCP) merupakan keadaan dimana kondisi bisnis harus dapat terus berjalan pasca terjadinya bencana. BCP dikaitkan dengan bagaimana aksi suatu perusahaan dalam merencanakan dan mengantisipasi resiko-resiko tertentu yang dapat mengakibatkan hilangnya kemampuan perusahaan dalam melakukan proses bisnis secara normal. BCP memiliki prinsip “bisnis harus dapat berjalan, walaupun minimal, dan perusahaan masih mampu memberikan layanannya setelah pasca bencana terjadi.” Melihat contoh kasuh yang dialami oleh AL pada cerita di atas, sangat jelas bahwa AL, selaku founder, tidak menerapkan BCP ke dalam perusahaan miliknya. Akibatnya, BUKATAPLAK tidak dapat di akses oleh siapa pun dan yang terburuk, BUKATAPLAK akan membutuhkan waktu pemulihan yang sangat lama agar dapat berjalan lagi seperti biasanya.

Tahap penerapan BCP

Faktor utama agar BCP dapat diterapkan dengan baik adalah dengan memahami dampak dari bencana yang mungkin akan terjadi. Faktor lainnya adalah dengan membuat kebijakan yang dapat menanggapi setiap dampak tersebut. Menurut standar CISSP (Certified Information System Security Proffesional), proses BCP meliputi 4 fase, yaitu

1. Identifikasi resiko

2. Analisis Resiko

3. Rencana Penerapan BCP

4. Pengujian

Fase 1: Identifikasi Resiko
Fase ini dapat dikatakan sebagai fase pencegahan. Maksudnya adalah dengan melakukan penilaian resiko dan mengidentifikasi potensi bahaya yang dapat mengganggu proses bisnis, perusahaan dapat mengenali insiden-insiden berbahaya dan mengantisipasi insiden-insiden tersebut sebelum berubah menjadi bencana yang dapat berakibat fatal bagi proses bisnis, seperti yang dialami oleh AL dan BUKATAPLAK.

Fase 2: Analisis Resiko
Pada fase analisis resiko, perusahaan diminta agar dapat menerapkan business impact analysis (BIA), yang berfungsi untuk mengukur dampak dari setiap resiko-resiko yang mungkin terjadi. Pengukuran tersebut dapat dibuat sedetil mungkin, seketat mungkin, seperti:

• Menentukan seberapa parah dampak yang akan disebabkan oleh resiko tertentu
• Seberapa lama perusahaan dapat bertahan ketika proses bisnis mati
• Apa yang harus dimiliki dan diperlukan untuk pemulihan proses bisnis
• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk proses pemulihan dan hal lainnya yang mampu mengurangi dampak resiko agar tidak berdampak fatal bagi perusahaan

Fase 3: Rencana Penerapan BCP
Setelah berhasil mengidentifikasi resiko dan setelah berhasil menganalisis dampak dari resiko tersebut, selanjutnya adalah membuat blueprint, yang berfungsi sebagai strategi/model untuk mengurangi dampak resiko. Blueprint juga berfungsi untuk mempercepat proses pemulihan ketika bencana terjadi. Tidak ada perusahaan manapun yang mau mengalami malapetaka seperti yang dialami AL dan BUKATAPLAK. Oleh karena itu, peran blueprint dalam proses penerapan BCP sangatlah vital.
Tahapan pembuatan blueprint yang baik adalah dengan:

1. Menentukan strategi keberlangsungan

Penentuan strategi keberlangsungan yang baik memiliki side-plan yang berguna sebagai payung untuk melindungi komponen-komponen penting dikala hujan. Komponen-komponen tersebut meliputi:

• Komputer; komponen hardware, software, jalur komunikasi, aplikasi dan data
• Fasilitas; gedung utama atau kampus, dan fasilitas remote lainnya
• Manusia; operator, manajemen, dukungan tehnis
• Perlengkapan dan bahan; kertas, formulir, HVAC, atau perlengkapan khusus untuk pengamanan

2. Mendokumentasikan strategi keberlangsungan

Dokumentasi diperlukan hampir pada semua bagian dan ini adalah hal yang alami dari penerapan BCP.

Klik gambar untuk info

Fase 4: Pengujian
Tidak ada hasil tanpa uji coba. Dengan melakukan uji coba, perusahaan dapat mendapatkan informasi yang berguna untuk meningkatkan rencana ke depan. Terdapat empat alasan mengapa perlu dilakukan fase uji coba. Empat alasan tersebut adalah:

• Untuk validasi keefektifan BCP yang telah dirancang
• Agar dapat menambahkan rencana baru ke dalam penerapan BCP berikutnya
• Menilai apakah penerapan BCP tesebut realistis dan dapat dicapai ketika keterbatasan anggaran dan waktu adalah faktor yang sangat mempengaruhi
• Agar mengetahui tanggapan manajemen senior dan pihak lain mengenai hasil dari penerapan ini

Epilog

AL terbangun dengan tubuh basah penuh keringat. Begitu juga dengan kasurnya. Nafasnya berat, tersengal-sengal. Kedua bibirnya, yang kering, berwarna biru sepucat awal pagi. Akan tetapi, kedua bibir itu perlahan tersenyum, menampilkan liuk kelegaan. AL senang bahwa semua itu hanya mimpi. Mimpi yang buruk.

AL buru-buru beranjak dari kasurnya dan segera membuat kopi menggunakan coffee maker. Tentu saja, kopi hitam tanpa gula. Pahit. Kesukaannya. Sambil menunggu cangkir terisi penuh, AL menyisipkan rokok sam soe di antara bibirnya yang tak lagi memucat. Menyedotnya sedalam mungkin setelah beberapa kali mengalami kesulitan membakar ujung rokok menggunakan pemantik zippo yang antik. Semua ketergesa-gesaan ini terjadi hanya karena satu hal; AL tidak mau ketinggalan acara Death Note di Netflix. Tidak sedetik pun.

Ketika AL sedang asyik menonton film Death Note di Netflix, ditemani oleh kopi hitam tanpa gula dan sebatang sam soe yang asapnya dibiarkan mengepul, ia mendapat sebuah pesan masuk dari grup WhatsApp. Seperti yang telah diketahui, AL tetap lanjut menonton aksi L Lawliet yang sedang berusaha memecahkan misteri siapa sosok di balik nama besar Kira. Namun, bisingnya suara pesan yang terus masuk tanpa henti membuat AL merasa jengkel. Akhirnya, ia tergoda untuk melihat isi pesan-pesan tersebut.

Pak, gawat!!! Gedung Menara Tinggi kebakaran. Sialnya, yang kebakaran itu lantai enam, tempat data center kita berada!!!

P

P

P

Mengetahui hal tersebut, AL tetap bersikap tenang. Tetap terkendali. Berbeda dengan L yang terlihat sangat ketakutan setelah terjatuh dari kursinya (SPOILER!!!). AL mencoba menghubungi seluruh karyawannya, terutama karyawan di bagian infrasturktur kantor. Ia menyuruh mereka untuk melakukan back-up data atau mengalihkan seluruh data produksi ke data center cadangan. Hasilnya dapat ditebak. Para karyawan yang diperintahkan oleh AL dapat melakukan tugasnya dengan baik. Bisnis e-commerce BUKATAPLAK dapat berjalan lagi setelah mengalami proses pemulihan yang tidak memakan waktu lama. Web Application, database dan semua aset-aset yang ia banggakan dapat diselamatkan. Minggu pagi yang sempat meneggang telah kembali damai dan santai. Bencana dapat diatasi dengan baik.

AL pun tesenyum, tetapi kecewa.

Puas karena penerapan BCP berjalan dengan baik.

Kecewa karena hal buruk telah menimpa L Lawliet.

Source : Emir Risyad – Konsultan Proxsis IT