Business Continuity Plan (BCP): Mempersiapkan Bisnis Anda Menghadapi Tantangan dan Bencana

Dalam bisnis, perusahaan pasti mengalami tantangan yang tidak terduga, seperti bencana alam, kegagalan sistem, atau situasi krisis. Perusahaan harus bisa mengatasi tantangan tersebut dengan baik. Jika tidak, bisnis bisa berhenti beroperasi dan perusahaan pun rugi finansial.

Untuk itu, memiliki Business Continuity Plan (BCP) atau rencana kontinuitas bisnis yang solid sangat penting bagi perusahaan. Rencana tersebut dibutuhkan agar perusahaan bisa bertahan dalam kondisi krisis, lalu mengatasi tantangan yang terjadi.

Dalam artikel ini, kami akan menjelajahi konsep BCP dan memberikan panduan tentang bagaimana mempersiapkan bisnis Anda menghadapi berbagai tantangan dan bencana.

1. Pengenalan tentang Business Continuity Plan (BCP)

BCP merupakan rencana yang dirancang untuk memastikan kelangsungan operasional bisnis dan pemulihan setelah terjadinya gangguan yang signifikan. Itu artinya BCP sangat bermanfaat dalam menjaga kelanjutan bisnis dan melindungi aset. 

Dengan menerapkan BCP, perusahaan dapat meminimalkan dampak dari bencana dan tantangan yang terjadi, lalu beroperasi seperti sediakala atau pulih lebih cepat. Karena kembali beroperasi, pelanggan pun bisa dilayani sesegera mungkin. Selain itu, karyawan juga bisa bekerja seperti semula. 

Di saat perusahaan lain harus menunggu waktu beberapa bulan agar bisa beraktivitas normal karena tidak memiliki rencana penanggulangan krisis, perusahaan Anda sudah bisa beroperasi atau pulih lebih cepat berkat BCP. Hal tersebut tentu meningkatkan reputasi perusahaan Anda sebagai perusahaan yang tahan krisis. 

Baca juga : Tips Tahapan Mengembangkan IT BCP yang Efektif

2. Identifikasi Ancaman dan Risiko

Dalam menerapkan BCP, Anda perlu mengidentifikasi ancaman dan risiko yang mungkin terjadi pada bisnis. Ancaman tersebut seperti gempa bumi, banjir, atau badai, kegagalan infrastruktur, serangan siber, kehilangan data, pandemi, dan sebagainya.

Identifikasi ini penting agar Anda bisa memprediksi apa skenario terburuk yang mungkin terjadi pada bisnis Anda. Selain itu, analisis risiko juga dibutuhkan untuk mengidentifikasi bagaimana dampaknya terhadap bisnis Anda. 

Baca juga : Pentingnya IT BCP Demi Keberlangsungan Bisnis 

3. Proses Perencanaan BCP

• Pembentukan Tim BCP

Perusahaan perlu membuat tim BCP agar bisa membuat rencana BCP dengan baik. Tim ini harus terdiri dari anggota yang terampil dan berpengetahuan dalam berbagai area bisnis. Hal tersebut agar BCP dapat dirancang, diimplementasikan, dan dikelola dengan baik. 

•  Evaluasi Dampak

Evaluasi dampak dilakukan agar perusahaan bisa mengetahui apa gangguan yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. Gangguan tersebut bisa bersifat revenue atau berkaitan dengan finansial perusahaan, bisa pula non-revenue, yakni berkaitan dengan regulasi, reputasi perusahaan, dan stakeholder.

Evaluasi ini dilakukan setelah ancaman dan risiko tersebut sudah berhasil dikenali, dengan mengidentifikasi bagian-bagian bisnis yang paling rentan. Ini sangat membantu Anda dalam menetapkan prioritas pemulihan dan alokasi sumber daya yang tepat.

• Strategi Pemulihan

Strategi pemulihan ini bisa dilakukan dengan membuat rencana yang tepat dan mengembangkannya ke dalam langkah-langkah yang harus dilakukan. Strategi pemulihan ini bisa berupa backup data, pemulihan jaringan, pemulihan operasional, dan sebagainya. 

Tim juga harus berkomunikasi dengan seluruh karyawan di perusahaan untuk mengetahui strategi pemulihan yang harus dikerjakan sesuai bidang mereka. Komunikasi yang efektif perlu dijaga untuk mengkoordinasikan upaya dan memastikan bisnis dapat beroperasi sesegera mungkin. 

• Pengujian dan Latihan

Rencana BCP yang telah dibuat juga perlu diuji melalui beberapa langkah implementasi. Pengujian dan latihan ini perlu dilakukan secara teratur agar kelemahan dalam rencana bisa diidentifikasi sehingga bisa diperbaiki lagi. Dengan pengujian dan latihan ini, Anda juga bisa memastikan bahwa tim dan sistem siap dalam menghadapi situasi darurat.

4. Komunikasi Krisis

Komunikasi yang efektif sangat penting selama situasi darurat. Agar bisa menjalankan BCP dengan baik, perusahaan harus bisa menjalin hubungan yang kuat baik dengan karyawan, pelanggan, mitra bisnis, maupun lembaga terkait.

Ketika bencana dan tantangan terjadi, perusahaan harus bisa menyampaikan informasi terkini secara akurat kepada pihak tersebut terkait keadaan bisnis. Penyampaian informasi itu dilakukan dengan memanfaatkan saluran komunikasi darurat yang ada.

Sampaikan juga kepada mereka apa tindakan pemulihan yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjaga kelanjutan bisnis. Hal tersebut agar pihak terkait bisa tahu bahwa perusahaan Anda tetap beroperasi meski bencana atau tantangan melanda.

Baca juga : Komunikasi dan Manajemen Krisis : Menghadapi Tantangan Dalam Era Digital

5. Peran Karyawan dalam BCP

Karyawan juga berperan penting dalam melaksanakan BCP dan memastikan kelangsungan operasional. Mereka harus bisa berkerja sama dan mengambil peran dalam pelaksanaan pemulihan. Untuk itu, mereka juga perlu diberikan pelatihan terkait BCP, prosedur darurat, dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam situasi krisis. 

Baca juga : Panduan Lengkap untuk Membangun Rencana Kontinuitas Bisnis yang Efektif

6. Mengupdate dan Meninjau BCP

BCP bukanlah dokumen yang statis, melainkan harus diperbarui secara berkala. Anda perlu melakukan tinjauan rutin dan pembaruan terhadap BCP untuk memastikan bahwa rencana tetap relevan dengan perkembangan bisnis dan perubahan dalam lingkungan operasional.

Baca juga : Business Continuity Plan (BCP): Strategi Ampuh Mengatasi Krisis

Kesimpulan

BCP merupakan rencana yang dirancang untuk memastikan kelangsungan operasional bisnis dan pemulihan setelah terjadinya gangguan yang signifikan. Rencana ini penting agar perusahaan bisa bertahan dalam kondisi krisis, lalu mengatasi tantangan yang terjadi.

Oleh karena itu, Anda perlu melaksanakan panduan tentang bagaimana mempersiapkan BCP yang solid. Dengan mengidentifikasi ancaman dan risiko, merencanakan strategi pemulihan yang tepat, melibatkan karyawan, dan melakukan pengujian yang teratur, Anda pun dapat meningkatkan ketahanan bisnis dan melindungi kelangsungan operasional perusahaan.