Business Continuity Plan (BCP): Strategi Ampuh Mengatasi Krisis

Strategi BCP Ampuh Mengatasi Krisis ? Setiap pekerjaan memiliki tantangan dan risiko yang harus dihadapi, termasuk situasi-situasi krisis yang tidak dapat diprediksi, seperti pandemi global Covid-19 ataupun bencana alam yang dapat berdampak terhadap jalannya bisnis sebuah perusahaan.

Di zaman yang serba cepat dan penuh dengan ketidakpastian, perusahaan dituntut untuk memiliki strategi yang matang dalam menghadapi berbagai situasi, terutama keadaan darurat atau krisis. Sehingga tidak berdampak terlalu signifikan terhadap jalannya perusahaan.

Hal ini yang mendasari, kenapa Business Continuity Plan (BCP) menjadi strategi perencanaan yang populer saat ini, dimana banyak perusahaan besar yang menerapkan BCP dalam mengatasi keadaan-keadaan krisis. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan konsep BCP dan memberikan panduan tentang bagaimana perusahaan dapat mengatasi krisis dan menjaga kelangsungan bisnis dengan BCP. 

Pengertian Business Continuity Plan

Business Continuity Plan atau BCP adalah sebuah perencanaan yang disusun untuk memastikan operasional perusahaan tetap berjalan saat terjadi keadaan krisis. BCP berperan besar agar kondisi tersebut tidak memberikan dampak signifikan terhadap perusahaan.

Dalam penerapannya, BCP mencakup berbagai aspek, mulai dari mitigasi hingga proses pemulihan akibat krisis atau bencana. BCP melibatkan identifikasi risiko, penilaian dampak, serta pengembangan langkah-langkah mitigasi dan penanggulangan.

Baca juga : Langkah-langkah untuk Mengembangkan IT BCP yang Efektif

Manfaat Business Continuity Plan 

BCP memiliki peran penting dalam menjaga kelangsungan bisnis perusahaan, terutama dalam situasi yang sulit. Berikut beberapa alasan mengapa BCP sangat penting bagi perusahaan:

1. Meminimalkan Dampak Krisis

BCP mengidentifikasi risiko potensial yang dapat menimbulkan gangguan terhadap jalannya operasional perusahaan. Hal ini kemudian diperkuat dengan perumusan rencana mitigasi, sehingga perusahaan dapat meminimalkan dampak krisis pada jalannya operasional bisnis.

2. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Perusahaan yang memiliki perencanaan dalam mengatasi krisis akan mendapatkan kepercayaan dari pelanggan. Penerapan BCP yang menunjukkan komitmen perusahaan dalam menjaga kelangsungan bisnis dan memberikan layanan yang konsisten kepada pelanggan, bahkan di tengah situasi krisis.

3. Mengurangi Waktu Pemulihan

Pengaplikasian BCP yang terstruktur akan membantu perusahaan dalam merencanakan langkah-langkah pemulihan yang efektif. Hal ini memungkinkan bisnis perusahaan mampu pulih lebih cepat, serta mengurangi waktu henti operasional yang dapat menyebabkan kerugian finansial.

4. Mematuhi Persyaratan Regulasi

Struktur BCP yang komprehensif sangat membantu perusahaan dalam memenuhi sejumlah regulasi yang berlaku tentang penanggulangan masa krisis. Bahkan di beberapa sektor, mewajibkan perusahaan untuk memiliki BCP. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menjaga kepatuhan hukum dan menghindari sanksi atau konsekuensi negatif lainnya.

Baca juga : Pentingnya IT BCP Demi Keberlangsungan Bisnis 

Langkah-langkah dalam Membuat Business Continuity Plan

Penerapan BCP mencakup strategi dan taktik yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam menghadapi keadaan krisis. Terdapat beberapa langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan agar implementasi BCP berjalan efektif dan efisien, berikut ulasannya; 

1. Identifikasi Risiko

Langkah pertama yaitu mengidentifikasi segala risiko yang dapat mempengaruhi bisnis perusahaan, seperti bencana alam, serangan siber, kegagalan infrastruktur, atau masalah internal lainnya. Petakan seluruh potensi risiko tersebut beserta probabilitasnya.

2. Asemen Dampak

Langkah selanjutnya yaitu menganalisa dampak yang akan terjadi dari setiap risiko yang telah diidentifikasi. Seperti potensi dari risiko tersebut mempengaruhi berbagai aspek bisnis perusahaan, seperti operasional, keuangan, reputasi, dan lain-lain.

3. Pengembangan Strategi Mitigasi 

Langkah ketiga yaitu dengan menyusun strategi mitigasi efektif dalam mengurangi risiko berdasarkan penilaian dampak. Termasuk langkah-langkah pencegahan, pengendalian keamanan, backup data, dan langkah-langkah lainnya yang relevan dengan risiko yang dihadapi.

4. Pemulihan Bisnis

Perusahaan juga harus menentukan langkah-langkah pemulihan yang perlu diambil jika terjadi krisis, terutama tindakan untuk mengembalikan seluruh operasional bisnis dalam keadaan norma. Sehingga, dampak krisis yang terjadi tidak berlangsung lama terhadap perusahaan.

5. Uji Coba dan Evaluasi

Lakukan uji coba reguler terhadap BCP yang telah dirancang untuk memastikan bahwa rencana tersebut efektif dan responsif terhadap situasi yang sesungguhnya. Selain itu, lakukan evaluasi berkala untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dan pembaharuan BCP.

Baca juga : Pentingnya IT Governance untuk Perusahaan Kecil dan Menengah

Peran Teknologi dalam Business Continuity Plan 

Di era digital saat ini, teknologi memiliki peran yang cukup krusial dalam penerapan BCP. Banyak tools dan aplikasi yang dapat meningkatkan efektifitas dari BCP.  Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam penggunaan BCP agar lebih optimal:

1. Backup Data

Perusahaan harus memiliki kebijakan backup data yang efektif untuk mengantisipasi kehilangan atau gangguan terhadap seluruh data saat terjadi kondisi darurat. Lakukan pencadangan data secara teratur dan berkala, serta pastikan bahwa data tersebut tersimpan di lokasi yang aman.

2. Infrastruktur IT

Perusahaan perlu untuk membangun infrastruktur IT yang aman dan tahan terhadap kondisi krisis, seperti bencana alam. Pastikan seluruh peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak yang digunakan tetap dapat berfungsi dengan baik di bawah kondisi yang tidak ideal.

3. Komunikasi

Sistem komunikasi menjadi aspek yang sangat krusial dalam keadaan krisis, terutama untuk menjaga menjaga koneksi dengan karyawan, pelanggan, dan pihak terkait lainnya. Sistem komunikasi yang efektif juga akan membantu perusahaan dalam  pengambilan keputusan yang tepat dalam situasi darurat.

Baca juga : Panduan Lengkap untuk Membangun Rencana Kontinuitas Bisnis yang Efektif

Tantangan dalam Implementasi BCP

Sebagai sebuah perencanaan yang kompleks, terdapat beberapa tantangan yang harus dihadapi perusahaan dalam Implementasi BCP. Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin perlu hadapi dan cara mengatasinya:

1. Komitmen dan Kesadaran

Perusahaan harus memastikan bahwa manajemen dan karyawan bisnis memiliki pemahaman terkait pentingnya BCP dan memiliki komitmen yang kuat untuk melaksanakannya. Lakukan pelatihan dan sosialisasi yang diperlukan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang BCP.

2. Sumber Daya Terbatas

Salah satu tantangan dalam implementasi BCP  adalah keterbatasan sumber daya baik dari segi SDM ataupun alat sarana prasarana. Hal ini dapat diatasi oleh perusahaan dengan memaksimalkan sumber daya yang ada, kemudian iringi dengan pembaharuan bertahap seiring waktu.

3. Pembaruan dan Pengujian Berkala

Penerapan BCP harus selalu diperbarui dan diuji secara berkala agar tetap relevan dan efektif dengan perkembangan saat ini. Penting bagi perusahaan untuk  mengikuti tren dan perkembangan baru dalam bidang keamanan dan pemulihan bisnis.

Kesimpulan

Business Continuity Plan telah menjadi instrumen penting bagi banyak perusahaan, dalam menyusun rencana untuk menghadapi situasi-situasi krisis yang tidak dapat diprediksi BCP akan membantu perusahaan Anda untuk menjaga kelangsungan bisnis di tengah krisis dan bencana, dengan perencanaan mitigasi, dan pemulihan, agar bisnis Anda tetap berjalan. Dengan demikian, Anda dapat mempersiapkan bisnis dengan baik untuk menghadapi berbagai tantangan masa depan.