Panduan Audit Berbasis ISO 19011:2018: Rincian Pelaksanaan yang Sukses

Panduan Audit Berbasis ISO 19011:2018 digunakan untuk membantu profesional audit dalam merencanakan, mengelola, dan melaksanakan audit berdasarkan berbagai standar ISO. Panduan ini memberikan pedoman untuk melakukan audit yang efektif dan efisien terhadap sistem manajemen.

Dengan menerapkan ini, organisasi  dapat memastikan audit dilakukan dengan benar sesuai standar ISO. Artikel ini akan menjelaskan tentang panduan rinci tentang pelaksanaan audit berbasis ISO 19011:2018 untuk mencapai hasil sukses.

A. Apa Itu ISO 19011:2018?

ISO 19011:2018 merupakan panduan untuk melakukan audit sistem manajemen. Standar ini memberikan pedoman dan prinsip-prinsip untuk merencanakan, mengelola, dan melaksanakan audit yang efektif terhadap berbagai jenis sistem manajemen. Dan standar ini memastikan bahwa audit dilakukan secara konsisten dan profesional.

Standar ini bakal memberikan saran kepada organisasi tentang cara mempersiapkan program audit untuk mengaudit sistem manajemen mereka. Panduan bisa digunakan termasuk sistem manajemen lingkungan, sistem manajemen risiko dan sistem manajemen mutu. Standar ini sangat penting bagi organisasi yang ingin memastikan sistem manajemen mereka berfungsi dengan baik dan sesuai dengan persyaratan standar yang berlaku. 

Baca juga : Pengenalan ISO 19011:2018 – Panduan untuk Audit Internal dan Eksternal Yang Efektif

B. Perencanaan Audit

Perencanaan audit adalah tahap penting yang membantu memastikan bahwa audit dilakukan dengan efektif dan efisien serta memenuhi tujuan audit yang telah ditetapkan. Berikut langkah-langkah perencanaan audit berdasarkan ISO 19011:2018:

1. Penetapan tujuan audit.
2. Pemilihan tim audit.
3. Pengembangan rencana audit.
4. Tentukan kriteria audit.
5. Identifikasi risiko dan peluang.
6. Buat daftar pertanyaan untuk audit.
7. Pengaturan jadwal audit.
8. Pengembangan rencana komunikasi ke semua pihak terkait.
9. Pengembangan rencana pengujian dan pengumpulan data.
10. Pengaturan sumber daya yang digunakan untuk audit.
11. Review rencana audit.
12. Pengesahan rencana audit.
13. Pemberitahuan awal dan persiapan audit.

Baca juga : Bank BJB : Pelatihan Audit Internal ISMS SNI ISO/IEC 27001:2022 & SNI ISO/IEC 20000-1:2018 Berdasarkan ISO 19011:2018

C. Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan merupakan tahap auditor secara aktif mengumpulkan informasi dan bukti untuk menilai apakah sistem manajemen yang diaudit mematuhi persyaratan standar. 

Berikut rincian audit sesuai ISO 19011:2018:

1. Pastikan tim audit memiliki pemahaman terkait sistem manajemen yang akan diaudit.
2. Pengumpulan data sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup audit.
3. Wawancara dengan individu yang memiliki pengetahuan tentang sistem manajemen yang diaudit.
4. Pengamatan untuk memverifikasi apakah sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
5. Verifikasi dokumen terkait sistem manajemen.
6. Pengambilan sampel yang representatif.
7. Penggunaan teknik pengujian.
8. Komunikasi dengan pihak yang diaudit.
9. Catatan dan dokumentasi selama pelaksanaan audit.
10. Evaluasi dan analisis data untuk menilai kepatuhan.
11. Perbandingan dengan kriteria audit.
12. Verifikasi dan konfirmasi temuan.
13. Pelaporan temuan.
14. Tindak lanjut.

Baca juga : Pengenalan ISO 22301:2019 Standar Bisnis untuk Manajemen Keberlanjutan Operasional

D. Pengendalian Dokumen dan Informasi Audit

Pengendalian Dokumen dan Informasi audit adalah proses yang sangat penting dalam menjaga integritas, keamanan, dan ketersediaan dokumen dan informasi yang digunakan dalam proses audit. 

Berikut adalah beberapa langkah penting dalam pengendalian dokumen dan informasi audit:

1. Identifikasi dan klasifikasi dokumen dan informasi.
2. Pengendalian akses hanya pihak yang berwenang.
3. Penyimpanan yang aman.
4. Pelacakan revisi yang jelas.
5. Audit tercatat dalam trail atau log.
6. Pola penyimpanan yang konsisten.
7. Kepatuhan terhadap regulasi.
8. Pelatihan karyawan.
9. Audit internal secara teratur.
10. Penghancuran yang Aman.

E. Pelaporan Hasil Audit

Cara menyusun laporan hasil audit berdasarkan ISO 19011:2018 adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi tujuan laporan.
2. Kumpulkan data.
3. Evaluasi temuan.
4. Rangkum temuan.
5. Identifikasi koreksi dan tindakan korektif
6. Penyampaian hasil.

Sementara itu, kesalahan yang perlu dihindari adalah:

1. Tidak mematuhi pedoman ISO 19011.
2. Tidak menyajikan data secara objektif.
3. Tidak menyajikan temuan secara jelas.
4. Tidak menyajikan solusi yang diperlukan.
5. Tidak menyampaikan temuan yang signifikan.
6. Tidak melibatkan pihak yang berkepentingan.
7. Tidak menjaga kerahasiaan informasi sensitif sesuai dengan kebijakan.

Baca juga : 8 Teknologi Terbaru yang Memainkan Peran Penting dalam Keamanan Siber

F. Tindak Lanjut dan Perbaikan

Langkah-langkah tindak lanjut yang diperlukan setelah audit yaitu:

1. Evaluasi temuan audit.
2. Rencanakan tindakan koreksi.
3. Identifikasi tindakan korektif untuk mencegah terulangnya masalah.
4. Rancang dan implementasikan tindakan koreksi dan korektif.
5. Pantau dan verifikasi tindakan.
6. Dokumentasikan tindakan dan perbaikan.
7. Komunikasikan hasil perbaikan.
8. Evaluasi peluang perbaikan tambahan.
9. Implementasikan peluang perbaikan.
10. Evaluasi hasil perbaikan.

Baca juga : Perbedaan Lead Auditor dan Lead Implementer

G. Kunci Keberhasilan Pelaksanaan Audit

Faktor-Faktor Kunci untuk Kesuksesan Pelaksanaan Audit:

1. Perencanaan yang Matang.
2. Membentuk tim audit yang Kompeten.
3. Kerjasama dari Pihak yang Diaudit.
4. Memastikan akses ke dokumen dan informasi yang relevan.
5. Proses audit yang terdokumentasi dengan baik.
6. Komunikasi yang efektif.
7. Pantauan dan tindak lanjut yang tepat.

Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Audit:

1. Perencanaan tidak matang.
2. Salah dalam mengidentifikasi risiko.
3. Pihak yang diaudit kurang dilibatkan.
4. Mengabaikan bukti yang cukup untuk mendukung temuan audit.
5. Kesalahan dalam penyampaian temuan.
6. Mengabaikan tindak lanjut.
7. Kehilangan objektivitas.
8. Dokumentasi tidak lengkap.

Baca juga : Memperkuat Keamanan Data Organisasi Perusahaan dengan Standar ISO/IEC 27001:2022

H. Studi Kasus dan Contoh Implementasi

Studi kasus tentang organisasi yang berhasil mengimplementasikan ISO 19011:2018 adalah perusahaan manufaktur fiksi bernama “Maju Jaya Electronics.”

Latar Belakang

Maju Jaya Electronics adalah produsen elektronik yang beroperasi di pasar global. Mereka memutuskan untuk mengimplementasikan panduan ISO 19011:2018 untuk memperbaiki proses audit internal dan memastikan kualitas produk yang lebih baik.

Langkah-langkah Implementasi ISO 19011:2018:

1. Penilaian Awal: Tim manajemen Maju Jaya Electronics melakukan penilaian awal terhadap praktik audit internal. Mereka mengidentifikasi kebutuhan perbaikan dalam proses audit. 
2. Pelatihan: Seluruh tim audit internal dan pihak yang terlibat dalam proses audit menerima pelatihan tentang panduan ISO 19011:2018. 
3. Revisi Prosedur: Maju Jaya Electronics merevisi prosedur audit internal mereka sesuai dengan panduan ISO 19011:2018.
4. Penggunaan Panduan dalam Audit: Tim audit internal mulai menerapkan panduan ISO 19011:2018 dalam audit.
5. Pemantauan dan Evaluasi: Organisasi secara teratur memantau kinerja tim audit internal dan mengadakan evaluasi terhadap audit yang telah dilakukan.
6. Perbaikan Berkelanjutan: Maju Jaya Electronics menerapkan siklus perbaikan berkelanjutan untuk memperbaiki proses audit berdasarkan hasil evaluasi.

Hasil Kesuksesan Implementasi:

1. Peningkatan Efisiensi: Proses audit internal menjadi lebih efisien, dengan perencanaan yang lebih baik, pelaksanaan audit yang lebih efektif, dan penilaian risiko yang lebih cermat.
2. Peningkatan Kualitas Produk: Dengan lebih baiknya pengendalian kualitas melalui audit, Maju Jaya Electronics berhasil meningkatkan kualitas produk, sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan.
3. Kepatuhan Terhadap Standar: Organisasi ini kini lebih patuh terhadap standar ISO dalam semua aspek operasional.
4. Peningkatan Kompetensi Auditor: Tim audit internal telah meningkatkan kompetensinya dan lebih siap dalam menghadapi tantangan audit.
5. Peningkatan Kepercayaan Stakeholder: Melalui implementasi panduan ISO 19011:2018, Maju Jaya Electronics mendapatkan kepercayaan lebih dari pihak-pihak yang berkepentingan.

Studi kasus ini menunjukkan organisasi dapat sukses dengan mengimplementasikan panduan ISO 19011:2018 dalam konteks audit internal. Dengan keinginan yang kuat, komitmen pada perbaikan berkelanjutan, dan pemahaman mendalam tentang prinsip-prinsip audit, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepercayaan pelanggan.

Baca juga : Kejahatan Cyber: Cara Menanggulangi Ancaman dan Meningkatkan Keamanan Online Anda

Dengan penjelasan di atas Anda dapat mengerti tentang ISO 19011:2018 yang berperan memastikan audit efektif dan sukses. Panduan ini membantu merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi audit sesuai standar internasional. Dengan mengikuti ini, organisasi memastikan audit berjalan sesuai praktik terbaik, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan mencapai hasil audit sukses yang berkontribusi pada pertumbuhan dan keberlanjutan.

Organisasi atau perusahaan Anda perlu mempertimbangkan dan mengadopsi panduan ini untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan memperoleh kepercayaan dari pelanggan.

 

Untuk info yang lebih lanjutnya mengenai tentang Audit berbasis  ISO 19011:2018,

Silahkan Hub kontak kami / Daftar sekarang

08111798352 | [email protected]